멤버가 앞으로 요청할 문서가 항상 공유되어야 하는 대상을 지정해 자동으로 공유될 수 있게 하는 기능입니다.
자신이 조회할 수 있는 문서들에 한해 멤버 혹은 그룹에게 공유 설정을 할 수 있는 기능입니다
(이전의 조직 기능은 같은 그룹(팀) 혹은 상위 그룹이면 어느 문서든 볼 수 있었다면) 워크스페이스는 같은 그룹(팀) 뿐만 아니라 타 그룹 혹은 멤버 개별로 자동 공유를 설정할 수 있습니다.
상황 예시
마케팅그룹 : 김철수, 김영희 / 인사그룹 : 김모두, 이싸인
마케팅 그룹에서 생성한 문서를 인사팀의 이싸인 멤버가 자동 공유를 받아야 하는 경우
설정 방법 : 마케팅 그룹 멤버 김철수/김영희의 자동 공유 설정 : 마케팅 그룹, 이싸인
최고 관리자는 자동 공유를 설정하지 않아도 모든 그룹의 문서를 제한 없이 볼 수 있습니다.
| 문서 자동 공유 | 공유 |
권한 | 최고 관리자, [멤버 관리] 권한이 있는 멤버 | 최고 관리자, [공유] 권한이 있는 멤버 |
기능설명 | 멤버 초대 시 설정하면 자동으로 설정된 대상의 문서가 공유됨 단, 문서 자동 공유를 설정한 시점부터 공유받은 문서를 열람할 수 있습니다. | 문서마다 공유 설정을 해야 함 |
설정 예시
마케팅그룹 : 김철수, 김영희 / 인사그룹 : 김모두, 이싸인
7월 8일에 입사한 마케팅 그룹 멤버 최오리
문서 자동 공유 : 마케팅 그룹
설정 결과
멤버로 등록되기 전에 보내진 문서는 최오리에게 보이지 않습니다.
최오리는 자신이 멤버로 등록된 이후(7월 8일)부터 같은 그룹 멤버가 서명 요청한 문서를 자동으로 공유받게 됩니다.
최오리가 서명 요청한 문서는 마케팅 그룹에 자동 공유됩니다.
만약, 멤버로 등록되기 전 같은 그룹 멤버가 서명 요청한 문서(A기업 계약서)를 최오리도 열람해야하는 경우, 아래와 같이 문서 공유 목록에 추가해야 합니다.
'A기업 계약서'의 공유 리스트 : 마케팅그룹, 최오리
공용 워크스페이스에서 최고관리자는 모든 문서를 볼 수 있고, 멤버는 본인이 서명 요청한 문서, 요청 받은 문서, 공유 받은 문서만 확인할 수 있습니다.
공유 받은 문서가 보이지 않는 경우 아래 항목을 차례대로 점검해 주세요.
서비스 우측 상단 프로필 버튼을 클릭해 공용 워크스페이스로 접속 중인지 확인합니다.
'문서함' 페이지 상단 [전체] 탭을 선택했는지 확인합니다.
[전체] 탭을 선택해야 공유받은 문서가 보입니다.
[내 문서] 탭에서는 내가 서명 요청하거나 요청 받은 문서만 볼 수 있습니다.
해당 문서가 '민감 문서'인지 확인합니다.
서명자의 이메일이 공용 워크스페이스 멤버이고,문서명에 아래 민감 키워드가 포함된 경우 해당 문서는 개인 워크스페이스로 전송됩니다.
이는 민감 문서가 공용 워크스페이스 내 다른 멤버에게 노출되지 않도록 하기 위함입니다.
민감 키워드: 연봉 / 근로 / 스톡옵션 / 주식매수선택권
최고 관리자(혹은 문서 공유 권한이 있는 멤버)에 의해 문서 공유 대상에서 제외 되었는지 확인합니다.
최고 관리자(혹은 문서 공유 권한이 있는 멤버) 모두싸인 로그인 > 문서함에서 해당 문서 우측 [...] 클릭 > '공유' 클릭 > 공유된 멤버 혹은 그룹을 확인합니다.
숨긴 문서이거나, 문서를 삭제했는지 확인합니다.
숨긴 문서 확인: 문서함 > 상단 필터 중 '숨긴 문서 - 숨긴 문서만 보기' 선택
삭제한 문서는 복구가 불가능하며, 내부 멤버가 문서를 삭제했는지 확인해주세요.