안녕하세요, 클래스업 운영팀입니다.
청구서를 만들고 학생에게 수납 받는 과정에서 자주 들어오는 질문들을 한 번에 정리했어요. 자동화 설정부터 청구서 전달, 할인 적용까지 필요한 내용을 목차에서 바로 찾아보실 수 있어요.
핵심 목표 : 청구서 업무를 처음 다루시는 분도, 매월 반복 처리하시는 분도 막힘없이 운영하실 수 있도록 청구서 생성·수납 관련 핵심 시나리오를 한 곳에 모았어요.
사용 경로 : [청구서] → [청구서 관리] → [청구서 생성]
추천 대상 : 기존 청구서 환불 후 다시 수납을 받아야 하거나, 일회성 청구서를 발행해야 할 때 활용하세요.
청구서 생성 화면에서 학생 유형 단계에서 학생을 선택하시고, 청구서 유형 단계에서 '청구서'를 선택하신 뒤 청구 금액 및 청구 사유를 작성하시면 돼요. 일회성 청구서이기 때문에 다음 달부터는 자동 생성되지 않아요.
사용 경로 : [수업] → [수업 관리] → 자동화하실 수업 [수정] → 2단계 청구 자동화 활성화
추천 대상 : 매월 반복되는 수업료를 자동으로 청구하고 싶으신 운영자분들께 추천드려요.
수업 관리에서 자동 청구서 생성을 원하는 수업의 [수정]을 클릭하시고, 2단계 청구 자동화 버튼을 활성화하시면 돼요. 한 번 설정해 두시면 매월 결제일에 자동으로 청구서가 발행되어 운영 부담을 크게 줄여드려요.
사용 경로 : [청구서] → [청구서 관리]에서 생성 여부 확인
추천 대상 : 자동 청구서 발행을 설정했는데 청구서가 보이지 않으시는 경우에 참고하세요.
[이미지 자리]
청구서가 생성되지 않는 이유는 크게 세 가지예요.
첫째, 수업 결제일 이후에 학생을 등록하신 경우예요. 이때는 첫 달 청구서를 수동으로 생성하셔야 하고, 다음 달부터 자동 생성돼요.
둘째, 월 단위 수업의 경우 수업 운영 기간 시작일로부터 1개월 간격으로 청구서가 생성되는데, 해당 기간 내에 학생의 결제일을 바꾸시면 청구서가 생성되지 않아요.
셋째, 주 단위 수업은 수업 일을 시작으로 주 단위 청구서가 생성되며, 첫 번째 달은 반드시 청구서를 수동으로 생성하셔야 해요.
사용 경로 : 신규 수업 : [수업] → [수업 관리] → [수업 등록] → 2단계 청구 자동화에서 설정 기존 수업 : [수업] → [수업 관리] → [학생 관리] → 학생별 [결제일 수정]
추천 대상 : 새 수업을 만들면서 결제일을 지정하시거나, 기존 수업에 등록된 학생의 결제일을 개별 조정하실 때 사용하세요.
새 수업을 만드실 때는 [수업 등록] → 2단계 청구 자동화 메뉴에서 결제일을 설정하시면 돼요.
기존 수업의 결제일은 수업 전체 단위로 일괄 변경은 불가능하고, 학생 개개인 단위로만 변경하실 수 있어요. [학생 관리]에서 학생별로 [결제일 수정] 후 [저장] 버튼을 누르시면 적용돼요.
사용 경로 : [설정] → [학원 설정] → [자동화 관리] → 청구 자동화 설정
추천 대상 : 청구서가 생성되는 날짜 자체를 학원 운영 사이클에 맞게 조정하고 싶으신 운영자분들께 추천드려요.
자동화 관리의 청구 자동화 설정에서 청구서 생성일을 수정하실 수 있어요. 참고로 결제 안내 메시지는 청구서가 생성되는 날과 결제일 하루 전, 이렇게 두 번 발송돼요.
사용 경로 : [청구서] → [청구서 관리] → 수납 처리할 청구서의 [즉시 결제]
추천 대상 : 현금, 계좌이체로 받은 결제를 시스템에 기록하시거나, 카드 결제를 수동으로 처리하실 때 사용하세요.
청구서 관리에서 수납 처리할 청구서의 [즉시 결제]를 클릭하시고, 3번째 항목의 현금/계좌이체/카드 버튼 중 해당하는 결제 수단을 선택하시면 돼요.
사용 경로 : [청구서] → [청구서 생성] → [월 수업 청구서] → 필터 [수업 선택] → 금액 일괄 설정
추천 대상 : 형제 할인, 장학금, 프로모션 등 특정 월에 할인을 적용하실 때 사용하세요.
청구서 생성 화면에서 월 수업 청구서를 선택하시고, 수업을 필터링한 뒤 금액 일괄 설정으로 할인 금액을 적용하시면 돼요. 그 다음 생성할 월을 클릭하시면 할인이 반영된 청구서가 생성돼요.
주의하실 점은 금액 일괄 설정이 1회성이라는 거예요. 예를 들어 이번 달 청구서에 할인을 적용해도 다음 달 청구서에는 할인이 반영되지 않으니, 매월 할인을 적용하셔야 한다면 매번 설정해 주셔야 해요.
수업료 변경 시에는 학부모님께 반드시 사전 안내를 부탁드려요. 예상치 못한 변경으로 인한 혼선을 예방하는 데 도움이 돼요.
사용 경로 : 청구서 발송 후 우측 상단 [청구서 전달하기] 버튼
추천 대상 : 어머님께 발송된 청구서를 아버님이 결제하시는 경우처럼, 다른 가족 구성원에게 청구서를 전달해 결제받으실 때 사용하세요.
청구서가 발송되면 우측 상단에 [청구서 전달하기] 버튼이 나타나요. 청구서를 전달할 전화번호를 입력하시고 전송하기 버튼을 누르시면 해당 번호로 청구서가 다시 전송돼요.
예를 들어 학생의 청구서가 어머님 번호로 전송되었더라도, 어머님이 [청구서 전달하기]에 아버님 번호를 입력하시면 아버님이 결제하실 수 있는 시스템이에요.
사용 경로 : 키오스크 → 학생 출결 → 수업료 결제 → 미납 예정 목록 → 묶어서 결제할 청구서 체크 → 결제
추천 대상 : 한 학생의 2개월 이상 청구서를 한 번에 결제받으시거나, 형제·자매의 청구서를 묶어 한 번에 결제받으실 때 사용하세요.
네, 클래스업에는 묶음 결제 기능이 있어요. 다만 묶음 결제는 오프라인 결제, 즉 키오스크에서만 사용 가능해요.
키오스크에서 학생 출결을 진행하신 뒤 수업료 결제 메뉴로 들어가시면 미납 예정 목록이 보여요. 여기서 묶어서 결제할 청구서를 체크하시고 결제 버튼을 누르시면 한 번에 처리돼요.
모바일 결제로는 묶음 결제가 지원되지 않아요. 모바일에서는 청구서를 각각 보내고 각각 결제를 받으셔야 해요.
사용 경로 : 키오스크 결제 or 모바일 청구서 결제 화면에서 분할 결제 선택
추천 대상 : 청구 금액을 한 번에 결제하기 부담스러워하시는 학부모님께 분할 결제를 안내하실 때 사용하세요.
네, 분할 결제가 가능해요. 다만 한 가지 꼭 알아두셔야 할 규칙이 있어요.
분할 결제를 시작하시면 모든 분할 건을 같은 결제 수단으로 마무리하셔야 해요. 예를 들어 2분할로 나눠 결제하시는 경우, 두 건 모두 모바일에서 결제하셔야 해요. 첫 번째는 모바일, 두 번째는 키오스크로 나누어 결제하실 수는 없어요.
[자주 묻는 사례]
청구서가 만들어졌는데 키오스크에서 결제하려고 하니 청구서가 보이지 않아요. 클래스업 관리자 화면에서만 보여요.
학부모님께서 모바일로 분할 결제를 시도하신 경우에 발생할 수 있어요. 이때는 학부모님께 안내 부탁드려요. 분할 결제 단계에서 취소 버튼을 누르셔야 오프라인 결제가 가능해져요.
사용 경로 : 키오스크에서 결제 진행 (오프라인 전용)
추천 대상 : 정부 지원금이나 지역화폐로 수업료를 결제하시는 학부모님을 응대하실 때 사용하세요.
정부 지원금 결제는 오프라인에서만 결제 가능해요. 지역화폐도 포함이에요.
모바일 결제로는 지원되지 않으니, 정부 지원금이나 지역화폐 결제를 원하시는 학부모님께는 학원에 방문해 키오스크에서 결제해 주시도록 안내 부탁드려요.
사용 경로 : 청구서 발송 → 학부모님이 문자 또는 카카오톡 링크 접속 → 결제
추천 대상 : 어플 설치를 부담스러워하시는 학부모님께 간편하게 결제 방법을 안내하실 때 사용하세요
맞아요. 학부모님은 별도의 어플 설치 없이 결제하실 수 있어요.
학원에서 발송한 청구서가 학부모님께 문자 또는 카카오톡으로 전달되면, 메시지에 포함된 링크에 접속하셔서 바로 결제 진행이 가능해요. 회원가입이나 앱 설치 절차 없이 카드 정보만 입력하시면 결제가 완료돼요.
청구서 업무는 매월 반복되지만 케이스마다 조금씩 달라서 헷갈리기 쉬워요. 이 아티클을 즐겨찾기 해 두시고 필요할 때마다 꺼내 보시면 한결 수월하실 거예요. 더 궁금한 점이 있으시면 클래스업 운영팀으로 언제든 문의해 주세요.