フリーランス人材紹介会社は、本機能により、Lansmart上でパートナー様への発注・請求対応から、クライアントへの業務報告書確認、請求書送付までを一元的に管理いただけます。
クライアントマスタを作り、クライアントへの請求書の宛先・支払条件を一元管理
パートナーから業務報告書提出後、クライアントへ業務報告書の確認メールを送付
パートナーからの請求書送付をトリガーとして、クライアントへの請求書が自動生成され、クライアントへの請求書を送付
※こちらは有料オプション機能です。
※クライアントの追加、編集は企業オーナーのみ操作可能です。
左メニュー「クライアント」一覧右上の「クライアント追加」をクリックし、クライアント情報を登録します。
【登録するクライアント情報】
社名
クライアント担当者情報
担当部署
担当者名
メールアドレス
自社担当者 ※Lansmartに登録されている御社の社員が選択肢に表示されます。
※クライアント担当者は複数名設定することが可能です。
クライアントからの支払サイト(締め日、支払期日)
業務報告書の送信設定
※こちらは、業務報告書のクライアント確認メール機能における設定です。
パートナーからの業務報告書をクライアントへ自動送信する
※デフォルトは☑オンになっています。
クライアントへ自動送付しない場合は☑をオフにしてください。
自動送付設定とは、パートナー様が請求書を提出すると、業務報告書がクライアントに自動送付されるようにする設定です。
企業様は、請求書確認画面から業務報告書の手動送付が不要になります。
※自動送付設定をした場合は、クライアントに送付する前にパートナーが作成した請求書・業務報告書を確認することができませんので、ご注意ください。
業務報告書の確認メールに経費も含める
※デフォルトは☑オンになっています。
クライアントへ経費を送付しない場合は☑をオフにしてください。
☑オフにした場合、立替金等明細・領収書はクライアントへ送付されません。
業務報告書の確認メールに交通費も含める
※デフォルトは☑オンになっています。
クライアントへ交通費を送付しない場合は☑をオフにしてください。
☑オフにした場合、立替金等明細・領収書はクライアントへ送付されません
業務報告書の確認メールに報告書も含める
※デフォルトは☑オフになっています。
パートナーが請求書送付時に「報告書をアップロード」の箇所にファイルを添付し、その報告書をクライアントに送付したい場合は☑をオンにしてください。
※パートナー様が請求書作成画面にて報告書をアップロードする箇所
業務報告書は稼働日と日ごとの合計時間だけ送信する
※デフォルトは☑オフになっています。
クライアントへ稼働日と日ごとの合計時間だけを送付したい場合は☑をオンにしてください。
稼働日と日ごとの合計時間だけの業務報告書
※クライアント情報の登録は、CSV一括インポートも可能です。
パートナーが請求書・業務報告書を企業様に送付後、業務報告書をクライアントに確認するメールを送付する機能です。
この機能を利用できる権限：企業オーナー、グループオーナー
事前設定では、送付先の情報の設定、自動送付設定ができます。
クライアント情報を登録している場合、該当契約のクライアントに設定されているクライアントの業務報告書の送信設定が自動で適用されます。
クライアント情報を登録していない場合や該当契約にクライアントが設定されていない場合は、個別で事前設定を行ってください。
事前設定をせずに、パートナーから提出された請求書確認画面から送付することも可能です。
契約情報の三点リーダーをクリックし、「クライアント確認メールの設定」をクリックします。
「クライアントへ業務報告書確認メールの事前設定」のモーダルが開きますので、送付に必要な情報を入力します。
クライアント社名
クライアントご担当者名
クライアントメールアドレス
※クライアント確認メールの送信先は複数設定することができます。「送信先を追加」から設定してください。
設定モーダルで表示されるメール文面のクライアントご担当者名は、1件目の方の名前を表示していますが、実際に送付されるメールは、各担当者の名前になります。
送信先は複数設定できますが、どなたか1名が承認されますと、承認済みステータスに変わります。
確認中ステータス横に表示されるアイコンは、どなたか1名がURLをクリックされますと、表示されます。
パートナーからの業務報告書をクライアントへ自動送信する デフォルトは☑オンになっています。
クライアントへ自動送付しない場合は☑をオフにしてください。
自動送付設定とは、パートナー様が請求書を提出すると、業務報告書がクライアントに自動送付されるようにする設定です。
企業様は、請求書確認画面から業務報告書の手動送付が不要になります。
※自動送付設定をした場合は、クライアントに送付する前にパートナーが作成した請求書・業務報告書を確認することができませんので、ご注意ください。
業務報告書の確認メールに経費も含める デフォルトは☑オンになっています。
クライアントへ経費を送付しない場合は☑をオフにしてください。 ☑オフにした場合、立替金等明細・領収書はクライアントへ送付されません。
業務報告書の確認メールに交通費も含める デフォルトは☑オンになっています。
クライアントへ交通費を送付しない場合は☑をオフにしてください。
☑オフにした場合、立替金等明細・領収書はクライアントへ送付されません。
業務報告書の確認メールに報告書も含める
デフォルトは☑オフになっています。
パートナーが請求書送付時に「報告書をアップロード」の箇所にファイルを添付した場合、その報告書をクライアントに送付したい場合は☑をオンにしてください。
※パートナー様が請求書作成画面にて報告書をアップロードする箇所
業務報告書は稼働日と日ごとの合計時間だけ送信する
デフォルトは☑オフになっています。
クライアントへ稼働日と日ごとの合計時間だけを送付したい場合は☑をオンにしてください。 稼働日と日ごとの合計時間だけの業務報告書
送付予定のメールの送信元名、メール件名、メール本文は赤枠の内容です。モーダル内のメール本文が黒字になっている箇所(下記画像の青枠箇所)は、編集可能です。
クライアント社名、クライアントご担当者名を入力いただきますと、送付予定のメール本文に反映されます。
送付する情報を全て入力しましたら、「設定する」ボタンを押します。「クライアント確認設定を更新しました」と表示されます。
契約情報に業務報告書の送付先が表示されます。
設定内容を変更したい場合は、契約情報の三点リーダーから「クライアント確認メールの設定」をクリックし、送付に必要な情報の変更をしてください。
通常の請求書・業務報告書の提出と同様です。こちらのヘルプページをご確認ください。
※「パートナーからの業務報告書をクライアントへ自動送信する」の☑をオンにした場合は、パートナー様が請求書を提出すると、業務報告書がクライアントに自動送付されますので、企業様がクライアントに送付する必要はございません。
請求書確認画面にて「クライアントに確認する」ボタンをクリックします。
クライアント確認履歴のモーダルが開きますので、「送信する」ボタンを押します。
「クライアントへ業務報告書の確認メールを送る」のモーダルが開きますので、送付に必要な情報を入力します。
クライアント社名
クライアントご担当者名
クライアントメールアドレス
※クライアント確認メールの送信先は複数設定することができます。「送信先を追加」から設定してください。
設定モーダルで表示されるメール文面のクライアントご担当者名は、1件目の方の名前を表示していますが、実際に送付されるメールは、各担当者の名前になります。
送信先は複数設定できますが、どなたか1名が承認されますと、承認済みステータスに変わります。
確認中ステータス横に表示されるアイコンは、どなたか1名がURLをクリックされますと、表示されます。
この送付先情報を次回以降も利用する
デフォルトは☑オンになっています。☑オンにしていただくと、次回以降は送付先情報の入力が不要になりますので便利です。
パートナーからの業務報告書をクライアントへ自動送信する
デフォルトは☑オンになっています。次回以降、クライアントへ自動送付しない場合は、☑をはずしてください。
※事前送付設定で自動送付をオフに設定された場合は、☑はオフになっています。
※自動送付設定がオンになっていても、「この送付先情報を次回以降も利用する」の☑がオンになっていない場合は、自動送付されませんので、ご注意ください。
自動送付設定とは、パートナー様が請求書を提出すると、業務報告書(立替経費・交通費含む)がクライアントに自動送付されるようにする設定です。
企業様は、請求書確認画面から業務報告書(立替経費・交通費含む)の手動送付が不要になります。
※自動送付設定をした場合は、クライアントに送付する前にパートナーが作成した請求書・業務報告書を確認することができませんので、ご注意ください。
業務報告書の確認メールに経費も含める
デフォルトは☑オンになっています。クライアントへ経費を送付しない場合は☑をオフにしてください。
☑オフにした場合、立替金等明細・領収書はクライアントへ送付されません。
業務報告書の確認メールに交通費も含める
デフォルトは☑オンになっています。クライアントへ交通費を送付しない場合は☑をオフにしてください。
☑オフにした場合、立替金等明細・領収書はクライアントへ送付されません。
業務報告書の確認メールに報告書も含める
デフォルトは☑オフになっています。
パートナーが請求書送付時に「報告書をアップロード」の箇所にファイルを添付した場合、その報告書をクライアントに送付したい場合は☑をオンにしてください。
※パートナー様が請求書作成画面にて報告書をアップロードする箇所
業務報告書は稼働日と日ごとの合計時間だけ送信する
デフォルトは☑オフになっています。
クライアントへ稼働日と日ごとの合計時間だけを送付したい場合は☑をオンにしてください。
稼働日と日ごとの合計時間だけの業務報告書
送付予定のメールの送信元名、メール件名、メール本文は赤枠の内容です。モーダル内のメール本文が黒字になっている箇所(下記画像の青枠箇所)は、編集可能です。
クライアント社名、クライアントご担当者名を入力いただきますと、送付予定のメール本文に反映されます。
送付する情報を全て入力しましたら、「送信する」ボタンを押します。クライアントにメールが送信されます。
クライアントにメールが送信されますと、クライアント確認のステータスが「クライアント確認中」に更新されます。
請求書確認画面
業務報告・請求一覧
※送付されたメール内のURLをクライアントがクリックした場合、請求書確認画面の「クライアント確認中」というステータス名の横にアイコンが表示されます。
クライアントにメールが送信されます。
メール本文に表示されているURLをクリックします。 ※URLの有効期限は、送信日の翌日からカウントし、10日後に設定されています。
メール本文のURLをクリックすると、下記の画面が表示されます。「利用規約に同意して書類を確認する」ボタンを押してください。
業務報告書が表示されます。
パートナー様が請求書を作成する際に立替経費・交通費を入力されていて、クライアントへの業務報告書確認メール送付時の設定で業務報告書の確認メールに含めるに☑をしている場合は、立替金等明細、領収書も表示されます。
(☑をオフにしている場合は、立替金等明細・領収書は含まれずに送付されます。)
パートナー様が請求書を作成する際に、「報告書をアップロード」「その他添付ファイルをアップロード」の箇所にファイルをアップロードされている場合、そのファイルはクライアントへの確認メールには含まれません。
画面一番下に「差し戻し」「承認」ボタンがあります。
内容に問題なければ、「承認」ボタンを押します。
内容に不備があり承認できない場合は「差し戻し」ボタンを押し、理由を入力し、「差し戻す」ボタンを押します。
内容に問題なければ、「承認」ボタンを押してください。
「実行する」ボタンを押しますと、業務報告書が承認され、クライアントの確認画面では「承認済み」と表示されます。また、「印刷ビューボタン」からPDF保存することができます。
クライアント様が業務報告書を承認されますと、クライアント確認のステータスが「クライアント承認済み」に更新されます。
請求書確認画面
業務報告・請求一覧
クライアント様が業務報告書を承認されますと、クライアント様に承認完了のメールが通知されます。
クライアント確認メールの送付先が複数の場合は、全員にメールが通知されます。
内容に不備があり承認できない場合は「差し戻し」ボタンを押し、理由を入力し、「差し戻す」ボタンを押してください。
「差し戻す」ボタンを押しますと、業務報告書が差し戻され、クライアントの確認画面では差戻理由が表示されます。
クライアント様が業務報告書を差し戻しされますと、クライアント確認のステータスが「クライアント差し戻し」に更新されます。
請求書確認画面
業務報告・請求一覧
企業様にクライアントから業務報告が差し戻されたことが通知されます。
請求書確認画面では、「クライアント差し戻し」と表示されます。差し戻し理由は、「クライアント差し戻し」をクリックし、履歴内で確認できます。
請求書画面右の「差し戻し」ボタンを押し、パートナーへの請求書を差し戻してください。差し戻し時には、理由をコメントしてください。
パートナー様にクライアントから請求書が差し戻されたことが通知されます。
請求書確認画面では、「差し戻し」ステータスと表示され、差し戻し理由が確認できます。
内容を修正し、再提出します。
※「パートナーからの業務報告書をクライアントへ自動送信する」の☑をオンにした場合は、パートナー様が請求書を提出すると、業務報告書(立替経費・交通費含む)がクライアントに自動送付されますので、企業様がクライアントに送付する必要はございません。
パートナー様が請求書・業務報告書を再提出されましたら、企業様に通知があります。
請求書確認画面の「クライアント差し戻し」をクリックし、下部の「再送する」ボタンを押します。
「クライアントへ業務報告書の確認メールを送る」のモーダルが開きますので、送付に必要な情報を入力します。
※前回送付時に「この送付先情報を次回以降も利用する」に☑を入れた場合、前回入力した情報が自動で入力されています。
※パートナーからの業務報告書をクライアントへ自動送信する
前回クライアントへ業務報告書の確認メールを送付する際、自動送付設定をオフにした場合、デフォルトは☑オフになっています。次回以降、クライアントへ自動送付されたい場合は、☑をオンにしてください。
自動送付設定がオンになっていても、「この送付先情報を次回以降も利用する」の☑がオンになっていない場合は、自動送付されませんので、ご注意ください。
自動送付設定とは、パートナー様が請求書を提出すると、業務報告書(立替経費・交通費含む)がクライアントに自動送付されるようにする設定です。
企業様は、請求書確認画面から業務報告書(立替経費・交通費含む)の手動送付が不要になります。
※自動送付設定をした場合は、クライアントに送付する前にパートナーが作成した請求書・業務報告書を確認することができませんので、ご注意ください。
送付予定のメール内容を確認し、「送信する」ボタンを押します。クライアントにメールが送信されます。
業務報告・請求一覧にて、クライアント確認のステータスを確認することができます。フィルタをかけることもできます。
（パートナー様側の画面ではクライアント確認のステータスは表示されません。）
各請求書確認画面にも、クライアント確認のステータスが表示されています。
※クライアント確認ステータスが、「確認前」の場合は、「クライアントへ確認する」ボタンになっています。
※「クライアント確認ステータス」と「請求書ステータス」は別となります。
クライアント確認ステータスが「承認済み」でも、請求書は自動で「承認済み」にはなりませんので、ご注意ください。企業様側で請求書を承認いただく必要がございます。
また、クライアント確認ステータスが「確認中」でも、請求書を差し戻し/承認することは可能です。
請求書確認画面の「クライアントに確認する」ボタンをクリックし、「印刷ビューで表示」からダウンロードできます。
クライアント確認が「確認前」ステータスの場合は、「印刷ビューで表示」から表示される内容は、契約詳細画面でのクライアントへの業務報告書確認メールの事前設定の設定に基づいています。
業務報告書の確認メールに経費も含める
業務報告書の確認メールに交通費も含める
業務報告書は稼働日と日ごとの合計時間だけ送信する
の設定は、契約詳細の画面のクライアントへの業務報告書確認メールの事前設定から設定をしてください。事前設定後、「印刷ビューで表示」からダウンロードをお願いいたします。
クライアント確認が「確認中」ステータス以降の場合は、「印刷ビューで表示」から表示される内容は、クライアントに送付された際の設定に基づいています。
https://whimsical.com/Q78PyS6wyHQ52HXZoGzayw
※企業様が業務報告書をクライアントに送付する際、「パートナーからの業務報告書をクライアントへ自動送信する」に☑を入れて送付された場合は、次回パートナー様が請求書を提出されると、業務報告書がクライアントに自動送付されます。
企業様が請求書をパートナー様に差し戻し、パートナー様が請求書を再提出した場合も同様に、自動で業務報告書がクライアントに自動送付されます。
企業様は、請求書確認画面から業務報告書の手動送付が不要となります。
※自動送付設定をした場合は、クライアントに送付する前にパートナーが作成した請求書・業務報告書を確認することができませんので、ご注意ください。
パートナー様からの請求書・業務報告書の送付をトリガーとして、クライアントへの請求書が自動で生成され、クライアントへ請求書を送付できる機能です。
この機能を利用できる権限： 企業オーナー、グループオーナー、社員
※グループオーナーと社員は、所属グループのパートナーのみ請求書送付ができます。
パートナー様との契約作成フォームにてクライアントを選択し、稼働条件の入力時には、クライアントへの請求単価とパートナーへの支払単価を設定します。
※クライアントへの請求単価の設定は、全ての稼働区分で可能です。 設定後、通常通りパートナー様へ発注書を送付してください。
※業務報告書クライアント確認メール機能のみをご利用の場合、クライアント名の設定は不要です。
クライアント名を設定しない場合、クライアント請求単価の入力も不要となります。
クライアントを選択した場合のみ、クライアント請求単価を設定できます。
パートナー様が請求書を送付しますと、クライアント請求一覧にクライアントへ送付する請求書が自動生成され、「下書き」ステータスになります。
※パートナー様の請求書が承認されたタイミングではなく、請求書送付を行ったタイミングでクライアントへの請求書が自動生成されます。
「下書き」ステータスになっているクライアントへ送付する請求書の内容を編集します。
クライアント情報登録時に、業務報告書の送信設定で、
業務報告書の確認メールに経費も含める
業務報告書の確認メールに交通費も含める
の☑がオンになっている場合、クライアントへの請求書に経費・交通費が入っていますので、ご注意ください。 不要な場合は、×ボタンを押して、削除してください。
業務報告書は添付されません。
その他添付ファイルにファイルをアップロードし、送付することが可能です。
内容を確認後、「確認する」ボタンを押し、送信します。
送信後はクライアント請求一覧のステータスが「送付済み」ステータスに変更されます。
送信後にクライアント請求一覧から各請求書をクリックすると送信された請求書の内容が確認できます。
該当の請求書をクリックし、「請求書の再作成」から送付することができます。
請求書を再送付した場合も、ステータスは「再送付済み」に変更されます。
業務報告・請求一覧にて請求書が「差し戻し」ステータスの場合は、クライアント請求一覧での請求書は編集・送付できません。
差し戻された請求書をパートナー様が再送付されますと、クライアント請求一覧では「再発行済み」ステータスに変更されます。
内容を確認の上、クライアントへ送付をしてください。
送付後は、「再送付済み」ステータスに変更されます。
クライアント請求一覧の合計請求金額と請求件数と、対パートナーの業務報告書・請求書一覧の合計請求金額と件数を比較して差分があることで、企業様はクライアント登録がまだであることに気づくことができます。
契約作成フォームの３点リーダーのコマンド「契約にクライアント情報を紐付ける」からクライアント登録、クライアント請求単価を後付で行うことができ、登録後にクライアント請求一覧から登録したクライアントへの請求書が作成・送付できます。
※インボイス制度における適格事業者として登録されている企業様は、企業情報設定にて法人番号（13桁）をご登録ください。 請求書には、登録された法人番号の先頭に「T」を付した適格事業者番号が表示され、適格請求書として発行されます。
※企業側で電子印影を設定している場合は、クライアントへ送付する請求書に反映されます。