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2-3. フォルダ設計
2-3-1. フォルダの作成及び保管
1. フォルダを作成する 1. ホーム画面右上 ＋新規フォルダ をクリック 2. 名前と色を設定 → 作成 ポイント：動画を整理する最小単位。後からフォルダ名は編集できます。 2. 権限別フォルダ操作 1. フォルダの作成：管理者｜所有者｜編集者 2. フォルダの削除｜移動：管理者｜所有者 3. 投稿の編集・ゴミ箱に移動：管理者｜所有者｜編集者（※アクセス権限があるもののみ） 4. フォルダ内の投稿の移動：管理者｜所有者｜編集者（※アクセス権限があるもののみ） 5. 公開設定の変更：管理者｜所有者｜編集者 6. フォルダの権限設定：管理者｜所有者 ※所有者の設定は、プロフェッショナルプラン以上でご利用いただけます。 ■ フォルダ権限設定の概要 VideoStepでは、フォルダ単位でユーザーに対して「閲覧」「編集」「管理」の各権限を柔軟に設定できます。これにより、必要な情報のみを適切なユーザーに公開し、操作範囲を安全に制御することが可能です。 📘 権限の基本ルール（ウォーターフォール構造） - 上位フォルダにアクセスできるユーザーは、その配下のすべてのサブフォルダも閲覧可能です。 - 下2-3-2. 投稿を別のフォルダに移動する｜フォルダ削除
投稿をフォルダへ移動する - 公開時に指定 - 投稿公開ダイアログ 内、「フォルダ」で希望のフォルダをプルダウンで選択 - 既存投稿を移動 - ホーム左「フォルダ」より、各投稿右の「︙」内「フォルダへ移動」で希望のフォルダをプルダウンで選択 🎫 注意 ：移動しても QRコード / 共有リンクは変わりません。 操作説明 --- 1. 投稿を公開する際に、投稿を格納する、フォルダ先を指定する 2. ホーム画面左側にある「フォルダ」から、投稿の右側にある「指定のフォルダへ移動」を選択する フォルダの削除 操作説明 1. 削除するフォルダの右側の３点リーダーをクリックする。 2. 「フォルダを削除」をクリックし、表示されたポップ内でも「削除する」をクリックする。2-3-3. 公開設定について
1. フォルダごとに閲覧権限を設定 公開設定方法： 1. フォルダ名の右にある公開設定 → 限定公開 を選択 2. ユーザーまたはグループを追加 ※管理者は常に全フォルダ閲覧可能で個別解除は不可 ※投稿単位の限定公開は不可でフォルダ単位のみ可能 グループ機能を活用することでより円滑に閲覧権限設定が可能です。 2. グループ単位で一括権限管理 グループ設定方法 1. 設定 > グループ で部署や拠点を作成 2. フォルダ公開設定でグループを追加 - 組織変更があったらグループだけ更新すれば OK EntraID（旧Azure AD）連携を使う場合、グループは自動同期されます。 3. フォルダごとに編集権限を設定 1. 本機能は、プロフェッショナルプラン以上をご契約中のお客様のみご利用いただけます。 2. 特定のフォルダに対して、「編集可能」／「閲覧のみ」といった詳細な権限設定が行えます。 活用例（運用パターン） - 拠点・部署ごとに VideoStep の運用担当者（管理者）をフォルダ所有者として割り当て、当該フォルダの編集権限を付与する。→ 運用の分担と責任範囲の明確化が可能。 - 動2-3-4. 承認ワークフロー設定
1. 承認ワークフローの設定 ■ 概要 プロフェッショナルプラン以上のご契約で「承認ワークフロー機能」が利用可能です。この機能を利用することで、特定のフォルダに対し承認フローを設定し、承認済みの投稿のみを公開可能にすることができます。マニュアル公開前に確認・承認のプロセスを設けることで、内容の精度や品質を担保することができます。 ◽️機能のポイント - 承認フローはフォルダ単位で設定可能です - 最大10段階までの承認ステップを設けることができます - 承認フローが設定されているフォルダでは、「公開する」ボタンではなく「承認申請」ボタンが表示され、申請後に承認者が承認することで公開が可能になります - 管理者が承認フローを設定することで、チーム全体での投稿管理と品質統制が行いやすくなります ■設定方法の説明動画 ■ 承認申請方法 1. 公開準備画面にて、承認申請を行う 2. 承認申請の進捗状況を確認する 2. 権限の継承ルール -フォルダを動かしたときの挙動 シナリオ 権限の挙動 下位→上位へ移動 上位フォルダの権限を引き継ぐ 上位→下位へ移動 元の権限に加え、下位フォルダの制限が追加さ2-3-5. フォルダとタグの活用方法
タグで横断検索 - 目的：フォルダ分類＝公開範囲、タグ分類＝内容分類 - 設定方法：公開設定画面にて、タグを入力 - 検索：検索窓にタグ名 or 再生画面下のタグ名をクリック 例）#新人教育 #機械A #安全講習 ※複数のタグを同時に検索することは不可 手順説明動画「タグ設定方法」： 動画リンク：https://app.videostep.io/manuals/6365a484-fd3f-440b-b6c8-b1b5e8a59691/embed2-3-6. フォルダに関するFAQ
1.【FAQ】「フォルダにアクセスできる権限を教えてください」 - 管理者：すべてのフォルダにアクセス可能です。 - 編集者・閲覧者：公開設定に従います。※フォルダの移動・削除は管理者のみ可能です。 2.【FAQ】「親フォルダの権限は子に継承しますか？」 はい。子フォルダで権限を追加することは可能ですが、親設定の削除はできません。 3.【FAQ】「上位閲覧できるユーザーは下位も閲覧可能ですか？」 はい。上位から下位フォルダまですべて閲覧可能です。 4.【FAQ】「公開範囲に含まれないフォルダは見えますか？」 いいえ。ユーザーのトップ階層は「最上位の閲覧可能フォルダ」となります。 5.【FAQ】「権限変更は後から可能ですか？」 はい。管理者が「公開設定」から随時変更できます。 6.【FAQ】「親フォルダの承認経路は子に適用されますか？」 いいえ。各フォルダごとに個別設定が必要です。 7.【FAQ】「投稿更新時にフォルダ通知はありますか？」 ありません。（投稿単位での通知のみ対応しています。） 8.【FAQ】「フォルダを外部共有できますか？」 はい、可能です。手順は下記動画をご確認ください2−3−7. フォルダパスワード設定機能
フォルダの公開設定画面で「外部公開（パスワード付き）」を選択することで、公開設定画面からパスワードの設定が可能です 1. 設定方法 1. パスワードを設定したいフォルダの三点リーダー内「公開設定」を開く。 2. 「外部公開（パスワード付き）」を選択する。 3. 「パスワード設定」をクリックする。 4. 「パスワード付きURLを追加」をクリックする。 5. パスワード、有効期限、メモ、ステータスを設定する。 ◾️パスワード入力規則 ・8文字以上 ・アルファベット大文字/数字/特殊文字を各1文字以上ずつ必ず含める 6. 発行されたURLと設定されたパスワードがクリップボードにコピーされるので、共有先に案内する。 2. 仕様について 1. フォルダURLについて 1. パスワード付きURLを発行した後、フォルダには①フォルダ自体のURLと②パスワード付き外部公開のURLの2種類が存在する形になります。 2. 前者のフォルダ自体のURLにアクセスした場合は、通常公開と同じ挙動となり、VideoStepアカウントへのログインが求められます。 2. パスワードの有効期間について 1. 一度発行したパ