WIPS 연차료 관리 서비스

“등록까지 마쳤으니, 이 특허는 이제 계속 우리 것 아닌가요?”

특허 등록증을 받으면 한숨 돌리게 됩니다. 그런데 권리를 지키는 일은 사실 그때부터 시작입니다. 나라마다 다른 기한과 규정, 해마다 돌아오는 납부 일정을 엑셀 표와 메일함으로 챙기고 계신 분이라면, 건수가 늘어날수록 마음 한구석이 불안하실 겁니다.

연차료는 기한을 넘기면 가산료가 붙고, 추가 납부 기간마저 지나면 권리 자체가 소멸합니다. 애써 확보한 권리가 서류 한 장 놓친 일로 사라질 수 있다는 뜻입니다.

윕스(WIPS)는 전 세계 특허의 연차료 납부 일정을 모니터링하고 납부 업무를 대행합니다. 연차료가 무엇인지부터 어떻게 맡기고 어떻게 확인하는지까지, 윕스가 함께 짚어 드리겠습니다.

연차료란 무엇이고, 왜 매년 내야 할까요? 연차등록료(연차료)는 등록된 특허를 유지하기 위해 각 국가 특허청에 납부하는 비용입니다. 특허는 한 번 등록했다고 끝나는 것이 아니라, 존속기간 동안 연차료를 계속 납부해야만 효력을 유지할 수 있습니다.

• 매년 돌아옵니다 — 등록 이후 연차마다 납부 일정이 생기고, 존속 연도가 올라갈수록 금액이 커지는 경우가 많습니다.

• 나라마다 다릅니다 — 납부 방식, 기한, 통화, 세금 제도가 나라별로 제각각입니다. 일부 국가는 납부 주기와 금액 체계가 복잡하거나 매년 바뀌기도 합니다.

• 특허만의 이야기가 아닙니다 — 실용신안·디자인도 등록을 유지하려면 정해진 요금을 계속 납부해야 합니다. WIPS 연차료 관리 서비스는 특허·실용신안·디자인을 대상으로 합니다.

납부 기한을 놓치면 어떤 일이 생길까요? 한국 특허를 기준으로 보면, 기한이 지나도 곧바로 권리가 사라지지는 않습니다. 6개월의 추가 납부 기간이 주어지지만, 이 기간에는 가산료를 더해 납부해야 합니다.

문제는 그다음입니다. 추가 납부 기간까지 지나면 권리는 원래 납부 기한이 끝난 시점으로 소급하여 소멸합니다. 소멸된 권리를 되살리는 회복 제도가 있긴 하지만, 신청할 수 있는 기간이 짧고 요건이 제한적이며 비용도 더 듭니다. 국가마다 규정이 달라 일부 국가는 기한이 지나면 회복이 어렵거나 비용이 매우 커지기도 합니다.

그래서 연차료 관리의 핵심은 “놓친 뒤에 잘 수습하는 것”이 아니라 애초에 놓치지 않는 것입니다. 그리고 그 ‘놓치지 않는 일’을 통째로 대신 맡는 것이 연차료 관리 서비스입니다.

연차료로 나가는 돈이 왜 생각보다 많을까요? 청구서에 적힌 금액은 특허청에 내는 요금 하나가 아니라 여러 층의 비용이 합쳐진 결과입니다. 구조를 알고 있으면 견적을 비교하고 예산을 세우기가 훨씬 쉬워집니다.

• 공식 연차료 — 각국 특허청에 납부하는 정부 수수료. 존속 연도에 따라 점점 늘어나는 경우가 많습니다.

• 현지 대리인 수수료 — 해외 특허청에 납부할 때 현지 특허법인이나 대리인을 거쳐야 하는 국가에서 발생합니다.

• 환율 비용 — 외화로 납부하는 국가는 환전 수수료나 환율 차이가 비용에 반영됩니다.

• 대행 수수료 — 기한 모니터링, 안내, 서류 준비, 납부 수행, 증빙 제공 등 대행 업무에 따른 수수료입니다.

• 송금 수수료 — 해외 기관·대리인에게 송금할 때 발생하며, 여러 국가에 동시에 보내면 누적 부담이 커집니다.

• 관리 시스템 사용료 — 전용 포털 사용료가 별도로 청구되는 경우도 있습니다. 윕스는 고객 전용 모니터링 페이지를 별도 사용료 없이 기본 제공합니다.

• 특수 사유 추가 비용 — 납부 지연 벌금, 권리 복원 수수료, 소급 납부 행정비용처럼 일이 틀어졌을 때 생기는 비용입니다.

윕스는 여러 고객의 특허를 일괄 관리하는 구조로 이 비용들을 합리적으로 낮추고, 청구할 때는 비용 항목을 세분화해 항목별로 보여 드립니다.

윕스에 맡기면 무엇이 어떻게 진행될까요? WIPS 연차료 관리 서비스(WIPS Fee)는 국내외 특허의 연차료 납부 일정을 모니터링하고, 고객이 납부를 결정한 건의 납부 업무를 대행하는 서비스입니다.

흐름은 단순합니다. 윕스가 일정을 모니터링하다가 납부 시점이 다가오면 안내 메일을 보내고, 고객은 유지할 건을 골라 납부 여부만 결정합니다. 이후 납부는 윕스가 대행하고, 결과는 증빙 서류와 함께 보고합니다. 이 모든 과정은 온라인에서 실시간으로 확인할 수 있습니다.

• 안내 일정은 계약할 때 고객 요청에 맞춰 정합니다(월 단위, 분기 단위 등).

• 국가와 케이스에 따라 각국 특허청에 직접 납부하거나, 파트너·대리인을 통해 납부합니다.

• 청구 방식도 선청구·후청구 중 고객 상황에 맞게 정할 수 있습니다.

이렇게 방식을 열어 두는 이유는 연차료 관리 환경이 조직마다 다르기 때문입니다. 해외 출원이 여러 나라에 걸쳐 있기도 하고, 공동연구로 권리를 나눠 가진 건이 많기도 하며, 예산을 미리 잡아 두어야 하는 곳도 있습니다. 따라서 윕스는 고객사의 환경을 고려해 최적의 방식을 제안합니다.

연차료 대행을 고를 때 무엇을 확인해야 할까요? 윕스가 스스로에게 적용하는 기준 세 가지를 그대로 보여 드립니다.

첫째, 데이터를 검증합니다. 윕스의 연차료 관리 시스템은 각 국가 특허청 DB와 연동해 서지 정보와 최종 납부 상태를 대조합니다. 사람이 옮겨 적으며 생기는 입력 오류를 줄이고, 납부한 뒤에도 실제 반영 여부를 다시 확인해 납부 누락을 걸러 냅니다. 1999년부터 특허 데이터를 다뤄 온 윕스에게 데이터 검증은 새로 익힌 일이 아니라 본업의 연장입니다. WIPO(세계지식재산기구)와 아세안 IP 레지스터가 윕스를 글로벌 3대 IP 데이터 파트너로 선정한 것도(국내 유일) 그 축적을 보여 줍니다.

둘째, 비용을 투명하게 청구합니다. 비용 항목을 세분화해 항목별로 청구하고, 납부 증빙 서류를 제공합니다. 해외 송금 수수료는 받지 않으며(송금증 요청 시 실비 청구), 국가별 관납료가 인상되기 전에 미리 납부해 불필요한 인상분을 줄입니다. 항목이 나뉘어 있으면 다음 해 비용을 가늠하기도 쉬워집니다. 예산을 미리 세워야 하는 연구기관이나 대학에서 특히 요긴합니다.

셋째, 안심하고 맡길 수 있습니다. 만일의 사고에 대비해 전문인 책임 배상 보험에 가입되어 있습니다 — 국내 10억 원, 해외 100억 원 규모입니다.

해외 건이 많아도, 권리 관계가 복잡해도 괜찮을까요?

• 107개국 이상 — 글로벌 연차료 서비스 기업 Questel과의 파트너 협력으로 전 세계 107개국 이상의 연차료 납부를 지원합니다. 진출한 나라마다 출원을 걸어 둔 기업이라면, 국가별로 다른 제도와 통화를 각각 좇지 않아도 됩니다.

• 공동 출원도 지원합니다 — 공동권리자가 있는 건은 비용 분담과 의사 확인이 번거로워 관리가 까다롭습니다. 윕스는 공동권리자 관리까지 지원하므로, 산학협력이나 공동연구로 공유 특허가 많은 대학·연구기관에도 맞는 구조입니다.

• 부수 업무까지 — 등록 건 외에 EP 출원 유지료 납부, 권리자 명의 변경 서비스도 제공합니다. 연차료 관련 부수적인 행정 업무를 한 곳에서 끝낼 수 있습니다.

• 전담 고객센터 — 해외 건이 늘고 권리 관계가 복잡해져도 안심하세요. 고객별 전담 센터에서 도와드립니다.

관리가 잘 되고 있는지 궁금하신가요? 고객 전용 연차료 관리 페이지에서 납부가 어디까지 진행됐는지, 비용이 얼마나 나가는지 언제든 확인할 수 있습니다. 별도 사용료 없이 기본으로 제공되오니, 더 이상 오래전에 주고받은 메일과 엑셀 파일을 뒤적이는 데 시간을 쓰지 마세요.

• 보유 IP 열람 — 국가, 권리 구분, 소멸 여부까지 보유 건 전체를 조회

• 비용 통계 — 이미 납부한 비용과 예상 비용을 국가별·연도별로 확인, 예산 수립용 통계자료 제공

• 진행 상황 — 건별 납부 연차 진행 상황과 리마인더·청구·입금 내역 확인

• 원문 열람 — WIPSCLIP 연동으로 건별 특허 상세와 원문 확인

• 국가 정보 — 국가별 특허청 링크, 관납료 납부 관련 법규, 관납료 정보 제공

연차료 관리, 보유 건이 적을 때는 담당자 한 사람만으로도 문제없이 처리할 수 있습니다. 다만 건수가 늘거나 출원 국가가 확장되면 누락 가능성이 높아지죠. 혹시 아래 중 하나라도 해당된다면, 지금이 바로 WIPS Fee를 도입할 때입니다.

• 마감일을 하나하나 수동으로 챙기고 있다면 — 연차료는 건마다 기한이 다릅니다. 한 번 놓치면 추납 기간과 가산료를 거쳐 권리 소멸로 이어질 수 있습니다. 일정 모니터링과 사전 안내를 시스템이 맡게 된다면, 담당자는 확인만 하면 됩니다.

• 해외 출원이 여러 나라에 걸쳐 있다면 — 나라마다 납부 방식과 기한, 통화와 세금 제도가 달라, 나라 수만큼 챙길 일이 불어납니다. 윕스에 맡기면 국가별 제도는 전문가가 관리하고, 상대할 창구는 하나로 모입니다. 나라별 규정을 따로 확인하고 각각 연락을 주고받던 시간이 크게 줄어듭니다.

• 다음 해 비용을 미리 잡아야 한다면 — 납부 계획표와 항목별 청구·증빙이 갖춰져 있으면 예산 편성과 회계 처리가 수월해집니다.

• 어디에 얼마가 나가는지 잘 보이지 않는다면 — 연차료 총액은 관납료 외에도 대리인 수수료, 환율, 송금 등 여러 항목으로 이뤄집니다(「비용은 어떻게 구성되나요?」참조). 윕스는 이 복잡한 항목을 세분화해 정리된 형태로 보여 드립니다. 그 안에서 절감 항목을 찾아볼 수 있고, 지출을 건별·항목별로 꼼꼼하게 관리할 수 있으며, 내부 보고 자료를 만들기도 한결 수월해집니다.

• 공동 출원 건이 많다면 — 공동권리자가 있는 건은 비용 분담과 의사 확인이 번거롭습니다. 공유 IP 관리까지 함께 지원합니다.

• 여러 가지 업무까지 수행하고 있다면 — 반복되는 납부 행정을 넘기면, 담당자는 유지 여부 판단과 같이 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.

이 중 몇 가지가 짚이셨나요? 겹치는 상황이 많을수록 부담도 커집니다. 특허를 직접 출원하는 기업부터 산학협력으로 권리를 나눠 갖는 대학·연구기관까지, 이미 많은 조직이 윕스에 연차료 관리를 맡기고 있습니다.

지금 관리 중인 건이 있어도 옮길 수 있을까요? 물론입니다. 처음이어도? 다른 업체를 이용하고 있어도? 모두 가능합니다.

• 처음 맡기는 경우 — 계약 후 보유 건 전체를 이관해 등록합니다. 이때 윕스가 서지사항 무결성을 확인해, 잘못 입력된 정보가 없는 상태에서 관리를 시작합니다. 이후 새로 등록되는 건은 대리인으로부터 이관받아 이어서 관리합니다.

• 다른 곳에서 관리 중인 경우 — 네 단계면 됩니다. ① 기존 관리 업체에 계약 종료를 통보하고 ② 대리인에게 관리 업체 변경을 알린 뒤 ③ 관리 대상을 전체 이관하면 ④ 협의한 날부터 윕스가 납부 관리를 시작합니다. 관리 주체가 날짜로 명확하게 갈리므로, 옮기는 과정에서 누가 책임지는지 애매해질 일이 없습니다.

기존 특허사무소(출원 대리인)와의 관계를 바꿀 필요는 없습니다. 대리인에게는 관리 업체 변경을 알리기만 하면 되고, 이후 새로 등록되는 건도 대리인으로부터 이관받아 이어서 관리합니다.

우리 회사에도 적합할지 궁금하신가요? 연차료 관리 전문 인력이 보유 IP 현황에 맞춰 알맞은 방식을 안내해 드립니다.

WIPS 연차료 관리 서비스 소개 자료.pdf

1.6MB