안녕하세요, 클래스업 아티클 매니저예요.
환불 처리부터 정산 주기까지, 결제 이후 단계에서 자주 들어오는 질문들을 한 번에 정리했어요. 키오스크 환불 절차, 청구서 삭제와 면제의 차이, VAN·PG 정산 방식까지 한 번에 확인하실 수 있어요.
핵심 목표: 환불과 정산은 학원 운영에서 가장 신중해야 할 영역이에요. 이 아티클로 환불·정산 흐름을 정확히 파악하시고, 학부모님과의 불필요한 혼선을 예방하실 수 있도록 정리했어요.
사용 경로 : [청구서] → [청구서 관리] → 필터에서 수납 상태 '완납' 체크 후 적용 → 환불할 청구서 메뉴 → [환불]
추천 대상 : 키오스크에서 카드로 결제된 청구서를 환불 처리할 원장님
청구서 관리에서 필터의 수납 상태를 '완납'으로 체크하시고 적용 버튼을 누르시면 환불 가능한 청구서가 보여요. 환불하실 청구서의 메뉴를 클릭하시고 [환불] 버튼을 누르시면 됩니다.
키오스크에서 환불 관련 창이 뜨면 결제하신 실물 카드를 키오스크에 넣어 환불 받으시면 돼요.
만약 키오스크에 환불 관련 안내창이 뜨지 않을 경우에는, 정산된 결제 내역으로 카드사 고객센터에 직접 카드 매출 취소를 문의해 주셔야 해요. 주요 카드사 고객센터 번호는 다음과 같아요.
신한카드 1544-7000
삼성카드 1588-8700
KB국민카드 1588-1688
현대카드 1577-6000
롯데카드 1588-8100
우리카드 1588-9955
하나카드 1800-1111
NH농협카드 1644-4000
BC카드 1588-4000
씨티카드 1566-1000
사용 경로 : [청구서] → [청구서 관리] → 완납 청구서의 가장 우측 점 3개 버튼 → [환불]
추천 대상 : 완납 처리된 청구서를 환불하실 원장님
청구서 관리에서 완납된 청구서를 찾으신 뒤, 가장 우측의 점 3개 버튼을 눌러 [환불]을 선택하시면 돼요.
참고로 노트북 화면에서는 점 3개 버튼이 바로 보이지 않을 수 있어요. 이때는 스크롤을 오른편으로 이동해 주세요.
[결제 수단별 환불 방식 차이]
결제가 이루어진 기기에 따라 환불 처리 방식이 달라요. 특히 카드를 물리적으로 넣어야 하는지 여부가 다르니, 환불 전 꼭 확인 부탁드려요.
모바일 결제건, 태블릿 키오스크, 대형 키오스크 결제 카드를 다시 넣을 필요 없이 바로 환불 처리돼요. 한 번 누르시면 즉시 환불되니, 환불 대상 청구서가 맞는지 한 번 더 확인하시고 진행해 주세요.
토스프론트 결제는 결제한 카드가 반드시 있어야 환불이 처리돼요. 학부모님께 카드 지참을 요청하신 후 진행해 주세요.
[꼭 알아두실 점]
완납, 환불, 면제 처리된 청구서는 해당 상태 그대로 시스템에 계속 남아 있어요. 목록에서 사라지지 않아요.
[자주 묻는 사례]
다시 결제를 받으려고 환불했는데 결제가 안 돼요.
이 경우에는 기타 청구서(일회성 청구서)를 새로 생성하여 수납받아 주세요. 자세한 방법은 청구서 생성과 수납 자주 묻는 질문 아티클의 1번 항목을 확인해 주세요.클릭해주세요
청구서 생성과 수납 자주 묻는 질문
안녕하세요, 클래스업 운영팀입니다. 청구서를 만들고 학생에게 수납 받는 과정에서 자주 들어오는 질문들을 한 번에 정리했어요. 자동화 설정부터 청구서 전달, 할인 적용까지 필요한 내용을 목차에서 바로 찾아보실 수 있어요. 핵심 목표 : 청구서 업무를 처음 다루시는 분도, 매월 반복 처리하시는 분도 막힘없이 운영하실 수 있도록 청구서 생성·수납 관련 핵심 시나리오를 한 곳에 모았어요. 1️⃣ 청구서를 수동으로 생성하려면 어떻게 하나요? ➡️ 사용 경로 : [청구서] → [청구서 관리] → [청구서 생성] 🎯 추천 대상 : 기존 청구서 환불 후 다시 수납을 받아야 하거나, 일회성 청구서를 발행해야 할 때 활용하세요. 청구서 생성 화면에서 학생 유형 단계에서 학생을 선택하시고, 청구서 유형 단계에서 ‘청구서’를 선택하신 뒤 청구 금액 및 청구 사유를 작성하시면 돼요. 일회성 청구서이기 때문에 다음 달부터는 자동 생성되지 않아요. 2️⃣ 청구서 자동화는 어떻게 설정하나요? ➡️ 사용 경로 : [수업]
사용 경로 : 별도 경로 없음 (현재 미지원)
추천 대상 : 완납 또는 환불 처리된 청구서를 시스템에서 삭제하고 싶으신 원장님
아쉽게도 현재 클래스업에서는 완납·환불한 청구서의 삭제 기능을 지원하지 않고 있어요. 회계·매출 기록 보존을 위한 정책이라는 점 양해 부탁드려요.
사용 경로 : [청구서] → [청구서 관리]에서 각각 처리
추천 대상 : 청구서를 발행하지 않거나 없애야 하는데, 어떤 처리 방식을 써야 할지 고민이신 원장님
청구서 삭제와 면제는 비슷해 보이지만 분명한 차이가 있어요.
청구서 삭제는 청구서를 일시적으로 없애는 처리예요. 삭제된 청구서는 결제일 전후로 수동으로 다시 생성하실 수 있어요. *또는 결제일 전후라면 자동으로 생성되어요
청구서 면제는 해당 청구서를 완전히 제거하는 처리예요. 면제된 청구서는 다시 생성할 수 없어요. *면제 청구서는 상태값이 '면제'로 계속 남아있어요~ 없어지지 않아요
다시 생성 가능 여부가 핵심 차이이니, 상황에 맞게 선택해서 사용해 주세요.
사용 경로 : [청구서] → [청구서 관리] → 완납된 청구서 체크 → 우측 상단 [영수증 보내기] 또는 [영수증 저장]
추천 대상 : 학부모님께 영수증을 전송하거나 학원에서 영수증 파일을 보관할 원장님
청구서 관리에서 영수증을 발행할 완납 청구서에 체크하시고, 우측 상단의 [영수증 보내기] 또는 [영수증 저장] 버튼을 활용해 주세요.
[영수증 보내기] : 학부모님께 영수증을 바로 전송할 때 사용 [영수증 저장] : 학원에서 영수증 파일을 다운로드 받아 보관할 때 사용
[자주 묻는 사례]
저는 영수증을 저장하거나 보내는 게 아니라 바로 화면에서 확인하고 싶어요.
완납 청구서의 우측 점 3개 버튼을 눌러 [상세]를 선택하시면 영수증 내용을 바로 확인하실 수 있어요.
추천 대상 : VAN·PG로 결제된 금액 입금 시점과 환불 발생 시 정산 처리 방식이 궁금한 원장님
정산은 카드 결제 대금을 VAN·PG사가 수수료를 공제한 후 가맹점에 지급하는 절차예요.
정산 주기는 다음과 같아요.
VAN : 결제일 기준 D+1~2 영업일 PG : 결제일 기준 D+2~3 영업일 주말·공휴일 결제분은 다음 영업일에 합산되어 정산돼요.
환불(취소) 처리는 두 가지 케이스로 나뉘어요.
케이스 A — 상쇄 있음 (별도 납부 없음) 해당 정산 회차에 다른 결제 건이 있을 경우, 환불액을 자동으로 차감한 뒤 나머지 금액이 입금돼요. 예시) 결제 합계 300,000원 / 환불 50,000원 → 순 매출 250,000원 기준 수수료 공제 후 입금
케이스 B — 상쇄 없음 (역정산, 납부 필요) 해당 정산 회차에 결제 건이 없거나 환불액이 결제 합계보다 클 경우, 차액을 가맹점에서 납부하셔야 해요.
예시) 결제 합계 0원 / 환불 50,000원 → 48,750원 역정산 청구 (수수료 반환분 제외)
역정산이 발생하면 이후 정산금에서 자동 차감되거나, 지정 계좌로 직접 납부하셔야 해요.
추천 대상 : 실물카드 결제와 모바일 결제의 정산 시점이 다른 이유가 궁금하신 원장님
결제 수단별 정산 소요일은 다음과 같이 달라요.
VAN(실물카드 결제건)은 3~5일 정도 소요돼요. 다만 카드사 정책에 따라 정산되기 때문에, 정확한 소요일은 카드사에 문의해 주세요.
모바일 결제는 카드사 매입 이후 영업일 기준 3일이 소요돼요.
예시로 살펴볼게요.
1월 2일 목요일 15:00 결제
1월 3일 금요일 00:00 카드사 매입
1월 6일 월요일,
1월 7일 화요일
정산일: 1월 8일 수요일 정산 완료
환불과 정산은 학원 운영에서 가장 신중해야 할 영역이에요. 이 아티클을 즐겨찾기 해 두시고 필요할 때마다 확인하시면, 학부모님께 정확한 안내를 드리실 수 있어요. 더 궁금한 점이 있으시면 클래스업 운영팀으로 언제든 문의해 주세요.