원장님, 실장님!
퇴근 후나 진료 중 바쁠 때 쏟아지는 문의, 여전히 잘 대처하고 계신가요? 우리 병원의 워라밸 지킴이, '채팅 응대시간 설정'과 '자동응답 메시지' 기능이 외국인 환자를 위한 글로벌 다국어 지원과 함께 든든하게 작동하고 있습니다.
바쁜 실무에 치여 잊고 계셨다면, 다시 한번 핵심 기능을 확인하고 스마트하게 활용해 보세요!
실제 병원의 오프라인 진료(영업) 시간과 완벽히 독립적으로 '채팅 응대시간'만 따로 설정할 수 있습니다. "진료는 7시에 끝나지만, 채팅 상담 접수는 6시에 마감하고 싶다"면? 원하시는 대로 요일별 채팅 운영 시간을 자유롭게 세팅해 보세요.
설정해 두신 채팅 응대시간을 기준으로, 시스템이 알아서 상황에 맞는 메시지를 찰떡같이 발송합니다.
응대시간 내 (기본 메시지): 바쁜 업무 중 즉시 답장이 어려울 때, "안녕하세요! 순차적으로 확인 후 답변드리겠습니다." 라며 고객의 기다림을 안심시켜 줍니다.
응대시간 외 (부재중 메시지): 퇴근 후나 휴무일일 때, "지금은 채팅 상담 마감 시간입니다. 내일 출근 후 순차적으로 답변드릴게요." 라며 정확한 안내를 돕습니다.
한국어는 기본! 일본어, 영어, 태국어, 대만어(번체), 중국어(간체)까지 총 6개 국어로 우리 병원만의 자동응답 메시지를 직접 설정할 수 있습니다. 각 국가의 고객이 문의를 남기면 해당 언어에 맞춰 시스템이 알아서 응답하므로, 외국인 코디네이터가 퇴근한 후에도 안심할 수 있습니다.
Q1. 외국어 메시지를 직접 다 번역해서 입력해야 하나요?
A. 직접 입력하지 않으셔도 괜찮습니다! 표준 메시지가 준비되어 있습니다.
병원에서 별도로 다국어 메시지를 설정하지 않으시면, 시스템에 기본으로 내장된 '언어별 표준 안내 메시지'가 자동으로 발송됩니다. 우리 병원만의 특별한 안내 사항(예: "위챗 아이디는 OOO입니다")을 추가하고 싶으실 때만 해당 언어 탭에 들어가 직접 수정해 주시면 됩니다.
Q2. 채팅 응대시간을 아예 설정하지 않으면 어떻게 되나요?
A. 초기 기본값인 [평일 오전 10시 ~ 오후 6시] 기준으로 작동합니다.
설정을 누락하시더라도 기본값으로 안전하게 작동하며, 주말과 평일 야간에는 '응대시간 외 메시지'가 발송됩니다. 하지만 우리 병원만의 정확한 스케줄에 맞추기 위해, 환경설정에서 요일과 시간을 꼭 한번 점검해 주시는 것을 적극 권장합니다!
Q3. 밤사이에 부재중 메시지가 자동 발송되면, 다음 날 출근했을 때 진행중(읽음)으로 넘어가 있나요?
A. 안심하세요! 다음 날 아침, 모두 ' 대기' 상태로 선생님을 기다리고 있습니다.
시스템이 자동으로 보낸 자동응답 메시지는 '병원의 실제 답장'으로 간주되지 않습니다.
따라서 해당 채팅방은 여전히 병원 답변이 필요한 ' 대기' 및 '안 읽음' 상태로 남아 있습니다.
다음 날 출근하셔서 [답변 안 한 메시지] 필터를 켜시고 밤새 쌓인 문의부터 순차적으로 처리해 주시면 됩니다!