[이용내역 관리] 메뉴 내 리스트에서 승인대기 중인 이용내역에 마우스를 올리면 해당 내역을 [승인], [부분승인], [반려] 버튼이 나타납니다. 해당 리스트에서 ‘위반’ 영역에 별도 표시가 없는 경우 정해진 정책 및 한도 내에서 알맞게 사용된 내역입니다.
만약 승인 전 상세한 정보를 파악해야 하는 경우, 리스트에서 특정 내역을 클릭하면 가맹점명, 가맹점 주소, 사용자, 사용자 메모 등을 볼 수 있는 영수증 팝업이 뜨게 됩니다. 우측 승인상태 영역에서 해당 영수증에 대한 승인, 부분승인 및 반려를 할 수 있습니다. 우측 상단의 [] 버튼 클릭을 통해 다음 영수증으로 쉽게 이동할 수 있습니다.
승인 처리가 완료되면 승인 상태가 변경되며, 마지막 승인자 정보를 확인하실 수 있습니다.
일부 금액만 정책을 초과한 경우 ‘부분승인’을 선택할 수 있습니다.
(예를 들어 12,300원의 결제 건 중 10,000원만 법인 지원대상이라면, 나머지 2,300원에 대해서는 내부 규정에 따라 추후 법인 입금 요청 또는 급여에서 공제 처리할 수 있습니다.)
부분승인, 위반금액 등의 정보는 엑셀 이용내역 다운로드 기능을 통해 언제든 확인 가능합니다.
많은 결제 내역을 한번에 승인해야 하는 경우 [이용내역 관리] 메뉴에서 리스트 상단에 있는 [여러 건 승인] 버튼을 클릭하세요.
좌측에 체크박스를 통해 승인 처리가 필요한 내역을 다수 선택한 후, [n건 승인] 버튼을 클릭하면 승인 처리가 완료됩니다.
법인카드 이용내역을 검토하다 보면, 사용자에게 정보를 추가적으로 요구해야 하는 일이 발생합니다. 문자나 슬랙 등 다른 협업 툴을 통해 따로 물어보지 않고, 해당 영수증의 ‘댓글’ 기능을 활용하면 더 빠르고 쉬운 소통이 가능합니다.
댓글을 남기면 앱 알림이 발송되며, 소통 내역이 해당 영수증에 저장되어 추후 빠른 히스토리 파악이 가능해집니다.
앱 로그인 후 관리자 권한이 있는 사용자에게는 [카드] 메뉴에서 [관리 카드] 탭이 보이게 됩니다. [관리 카드] 탭에서는 조회 및 승인 권한이 있는 법인카드를 조회할 수 있습니다. 카드의 이용금액과 잔여한도 정보가 보이며, 클릭 시 카드별 상세 이용내역을 확인할 수 있습니다.
[권한별 관리 카드 범위]
슈퍼 관리자 및 카드 총괄 관리자 : 모든 고위드 법인카드
부서 카드 관리자: 소속부서 구성원이 소지한 카드 (설정에 따라 하위부서까지 조회 가능)
앱 하단의 [관리] 메뉴에서 승인대기 중인 영수증을 모두 조회할 수 있습니다. 해당 화면에서는 영수증의 결제정보, 필수입력 정보, 정책 한도 초과 여부 등을 확인 후 승인 처리할 수 있습니다.
[승인]/[부분승인]/[반려] 버튼을 클릭하게 되는 경우, 해당 영수증은 더 이상 승인대기 상태가 아니므로, 해당 화면에서 사라지게 됩니다.
필터를 통해 이번달 뿐만 아니라 전월 또는 원하는 기간을 선택할 수 있으며, 승인대기 상태 외에도 이미 승인 처리한 영수증들도 조회 및 수정이 가능합니다.