このページでは、承認権限の設定についてご説明いたします。
社員権限の社員の方は、発注書作成の権限がありませんが、発注時の社内承認の設定を有効にした場合、契約・発注書を作成し、グループオーナー or 企業オーナーに発注書を申請することができます。
発注時の社内承認の設定を有効にした場合、社員権限の方は以下を行うことが可能となります。
新規契約作成
契約複製
契約編集
契約削除
発注書作成、承認申請
社員権限の方が発注書を作成した場合は、社内の承認が必須となります。 グループオーナー or 企業オーナーが承認されますと、パートナー様へ発注書が送付されます。 企業オーナー or グループオーナー権限の方が発注書を作成する場合は、通常通り承認なしで送付することができます。 ※社員権限の方が発注書を作成する場合に限り、社内承認が必要になります。
社員権限の方が発注書を作成し、社内承認を行いたい企業様は、発注時の社内承認の設定を有効にしてください。
発注時の社内承認の設定ができる権限：企業オーナー
企業オーナーが、発注時の社内承認の設定を有効にした場合、
社員権限の方は以下を行うことが可能です。
新規契約作成
契約複製
契約編集
契約削除
発注書作成、承認申請
社員権限の方が発注書を作成した場合は、社内の承認が必須となります。
グループオーナー or 企業オーナーが承認されますと、パートナー様へ発注書が送付されます。
企業オーナー or グループオーナー権限の方が発注書を作成する場合は、通常通り承認なしで送付することができます。
※社員権限の方が発注書を作成する場合に限り、社内承認が必要になります。
左メニュー「設定」から「権限設定」をクリックします。 「発注時の社内承認を有効にする」に☑を入れると、社内承認の設定が有効になります。
発注時の社内承認を有効後、企業オーナーが社内承認を無効にした場合
社員は、「契約を作成」ボタンが非表示になり、契約作成・発注書作成ができなくなります。
グループオーナーと企業オーナーは、社員権限の社員が作成した発注書を自身で編集、送付できます
「作成途中（確認中）」ステータスの発注書は「作成途中」ステータスに変更されます。
「作成途中（差し戻し）」ステータスの発注書は、ステータス名は変更されません。
グループオーナーもしくは企業オーナーが発注書を編集し、送付できます。
「発注時の社内承認を有効にする」に☑を外しますと、以下のモーダルが表示されますので、注意事項をご確認の上、「無効にする」ボタンを押してください。
まず、契約を作成します。 左メニュー「契約」の右上「契約を作成」をクリックし、契約情報を登録します。契約情報の登録については、こちらのヘルプページをご参照ください。
契約情報を登録しましたら、発注書を作成します。 発注書作成については、こちらのヘルプページをご参照ください。
発注書が作成されましたら、右上の「承認を申請」ボタンを押します。
発注書一覧では、ステータスが「作成途中(確認中)」になります。
企業オーナーとグループオーナーに発注書の承認依頼が完了しました。
発注書画面でもステータスは「作成途中(確認中)」と表示されます。
「社内確認中」をクリックすると、申請履歴が確認できます。
発注書申請後に取り下げたい場合は、契約情報下部の発注書一覧の三点リーダーから、もしくは発注書画面上部の「発注書を取り下げる」ボタンから取り下げをしてください。
社員権限の社員の方が承認を依頼された発注書を確認します。 発注書画面の表示方法は2パターンございます。
発注書画面の表示方法①
社員権限の社員の方が発注書の承認依頼をされますと、名前右横のベルマークに通知がございます。
ベルマークをクリックすると、「【Lansmart by SmartHR】発注書を確認してください」という通知がございますので、クリックしてください。クリック後、発注書ページに遷移します。
発注書画面の表示方法②
左メニュー「発注書」をクリックすると、承認済みの発注書が一覧になって表示されています。ステータスのフィルタを「作成途中」にし、「作成途中(確認中)」ステータスの発注書を確認します。パートナー名、案件名を確認の上、該当の発注書をクリックすると、発注書が表示されます。
発注書の申請を承認しますと、自動でパートナー様に発注書が送付されます。
発注書確認画面にて、「承認する」ボタンをクリックします。
「本当に承認を実行しますか？」の確認メッセージが出るので「承認」ボタンを押します。
発注書のステータスが「確認中」に変更されます。発注書の承認が完了し、パートナー様に発注書が送付されました。
発注書画面でもステータスは「確認中」と表示されます。
「社内承認済み」をクリックすると、申請履歴が確認できます。
発注書確認画面にて、「差し戻し」ボタンをクリックします。
差し戻し理由をフォームに入力し(任意)、「差し戻す」ボタンをクリックします。
発注書のステータスが「作成途中(差し戻し)」に変更されます。社員権限の方に発注書が差し戻されたことが通知されます。
発注書画面でもステータスは「作成途中(差し戻し)」と表示され、社内差し戻し理由が表示されます。
「社内差し戻し」をクリックすると、申請履歴が確認できます。
企業オーナー or グループオーナーは、差し戻した発注書を自身で修正し、パートナーに送付することもできます。 詳細はこちらをご確認ください。
企業オーナー or グループオーナーから差し戻された発注書を確認します。 発注書画面の表示方法は2パターンございます。
発注書画面の表示方法①
企業オーナー or グループオーナーが発注書を差し戻しますと、名前右横のベルマークに通知がございます。
ベルマークをクリックすると、「【Lansmart by SmartHR】発注書が差し戻されました」という通知がございますので、クリックしてください。クリック後、発注書ページに遷移します。
発注書画面の表示方法②
左メニュー「発注書」をクリックすると、承認済みの発注書が一覧になって表示されています。ステータスのフィルタを「作成途中」にし、「作成途中(差し戻し)」ステータスの発注書を確認します。パートナー名、案件名を確認の上、該当の発注書をクリックすると、発注書が表示されます。
差し戻された発注書を修正します。
稼働条件(費目名、単価、単位)を変更する場合は、発注書作成画面のパンくずから案件名をクリックしますと契約情報画面に遷移しますので、「編集する」をクリックし、変更してください。
発注書の数量、請求締め日、支払期限、請求の対応方法、自社情報、添付ファイル、備考欄を変更される場合は、発注書作成画面にて変更してください。
発注書を修正されましたら、再度右上の「承認を申請」ボタンを押します。
発注書一覧では、ステータスが「作成途中(確認中)」になります。
企業オーナーとグループオーナーに発注書の承認依頼が完了しました。
発注書画面でもステータスは「作成途中(確認中)」と表示されます。
「社内確認中」をクリックすると、申請履歴が確認できます。
発注書の再申請後、企業オーナーもしくはグループオーナーが発注書を承認すると、パートナー様に発注書が送付されます。
企業オーナー or グループオーナーが差し戻した発注書を確認します。
左メニュー「発注書」をクリックすると、承認済みの発注書が一覧になって表示されています。ステータスのフィルタを「作成途中」にし、「作成途中(差し戻し)」ステータスの発注書を確認します。パートナー名、案件名を確認の上、該当の発注書をクリックすると、発注書が表示されます。
差し戻した発注書を修正します。
稼働条件(費目名、単価、単位)を変更する場合は、発注書作成画面のパンくずから案件名をクリックしますと契約情報画面に遷移しますので、「編集する」をクリックし、変更してください。
発注書の数量、請求締め日、支払期限、請求の対応方法、自社情報、添付ファイル、備考欄を変更される場合は、発注書作成画面にて変更してください。
発注書を修正されましたら、右上の「発注書を送付する」ボタンを押します。
発注書のステータスが「確認中」に変更されます。パートナー様に発注書が送付されました。
発注書画面でもステータスは「確認中」と表示されます。
企業オーナーもしくはグループオーナーが発注書を自身で修正し、パートナーに送付した場合は、送付者が発注書を社内承認したとみなされます。「社内承認済み」をクリックすると、申請履歴が確認できます。
設定画面で承認フローを設定しますと、パートナー様から送付された請求書を、複数の企業利用者が承認できます。
この機能を設定できる権限
請求時の承認フロー設定について
左メニュー「設定」→「承認権限の設定」の「請求時の承認フロー設定」から設定ができます。
承認段階の上限は最大4ステップまで設定できます。
承認者は1ステップで複数人設定することも可能です。 ※1ステップに複数人設定した場合は、誰か1名が承認すると次ステップに進めます
承認者を設定後に、何らかの理由で承認者が削除されてしまい、そのステップに承認者が不在の場合、不在になっているステップの承認者を設定画面で追加することで、承認が可能です。
設定した承認フローは「編集」「無効化/有効化」「削除」ができます。
「編集」「無効化/有効化」「削除」は作成した承認フローの右端にある3点リーダーから行えます。
承認フローの削除は、「無効化」した承認フローのみです。(有効になっている承認フローは削除できません) ※ただし、承認フローが無効であっても、承認中のステップが走っているフローは削除することができません。
承認中のステップが走っている最中に、設定画面で無効化した場合、無効化する前のフローが適用されます。
承認フローを設定した場合、一括承認を行うことはできません。(承認フローを設定していないグループにおいても一括承認を行うことはできません)
承認者に、適用グループの社員権限の社員全員を設定したい場合は「社員権限の社員」を、適用グループのグループオーナー全員を設定したい場合は「すべてのグループオーナー」を選択してください。
承認フローについて
承認：承認ステップは次の承認者が設定されている場合、承認と同時に次の承認者へ申請されます。
承認者は承認時にコメント（任意）を入力することができます。（次の承認者への申し送り事項など）
コメントを入力した場合は、承認履歴モーダルに表示されます。 ※コメントは社内のみに表示されます。(パートナー様には表示されません)
最終承認者が承認するまでは、請求書の承認ステータスは「確認中」ステータスになります。
最終承認者が承認すると、請求書の承認ステータスが「承認済み」に変更されます。
差し戻し：どのステップで差し戻しされても、差し戻された段階でパートナーへ差し戻しされます。
請求書の承認履歴モーダルには、承認者ステップごとに承認 or 差し戻し履歴と、差し戻しコメントが表示されます。
承認済みステータスに変更された後、各ステップの承認者の画面には従来通り差し戻しボタンが表示され、支払期日の２日前までが差し戻しが可能です。
承認後に差し戻しボタンが押された場合、パートナー様に差し戻しの通知がされ、もう一度1次承認者からスタートします。
左メニュー「設定」→「承認権限の設定」の「請求時の承認フロー設定」から設定します。
・請求時の承認フロー編集、無効化、削除方法
・以下のような承認フローを設定した場合
・1次承認者の請求書承認画面
・2次承認者の請求書承認画面
・3次承認者の請求書承認画面
・最終承認者の承認後
・各承認者は、承認時にコメントを入れることができます。(任意)