スキャナ保存に関するマニュアル

本マニュアルは、KOZOTAI（以下「本ソフト」）を使用して電子帳簿保存法（以下「電帳法」）第4条第3項に基づくスキャナ保存を行うための操作手順および運用ルールを定めるものです。

本ソフトは、株式会社Kozotaiが提供するサーバ上で運用されるSaaS型サービスです。タイムスタンプ付与に代えて、NTPサーバとの同期による客観的な時刻証明機能（タイムスタンプ代替機能）を使用してスキャナ保存要件を満たします。

電帳法第4条第3項は、紙で受領・作成した国税関係書類を、スキャナで読み取った電磁的記録により保存することを認める制度です。令和5年度改正（令和6年1月1日施行）により要件が整備されています。

入力端末：スキャナ（200dpi以上 / RGB256階調以上）スマートデバイス（カメラ）PC・タブレット

通信：インターネット（HTTPS）

SaaSサーバ：Google Cloud（当社運用）NTPサーバ同期による時刻証明訂正削除履歴管理

出力：35cm以上カラーディスプレイ、カラープリンタ（200dpi以上）

スキャン登録：書類のスキャン・撮影データと検索用属性（日付・金額・取引先）を新規保存する。

時刻証明：NTPサーバと同期したサーバ時刻で入力日時を記録。利用者による変更は不可。

訂正・削除管理：上書きなし・論理削除方式で全バージョンを保持。訂正・削除履歴を確認できる。

検索：取引年月日・金額・取引先の範囲指定・AND検索。一課税期間通して検索可能。

帳簿関連付け：伝票ID等の属性を設定し、国税関係帳簿との相互関連性を確保する。

表示・出力：カラーディスプレイ表示・カラー印刷。拡大縮小・4ポイント文字の認識に対応。

本ソフトはSaaS型サービスであり、以下の機器は利用者が用意するものです。下記スペックを満たす機器を使用してください。

スマートフォン・デジタルカメラで撮影する場合は、A4サイズの書類であれば縦2,338画素・横1,654画素（総画素数387万画素）以上であることを確認してください。

一般書類のみを対象とする場合は、モノクロディスプレイも可。

一般書類のみを対象とする場合は、モノクロプリンターも可。

書類の作成または受領後、速やかに本ソフトへ保存してください。

事務処理規程方式を採用する場合は、別途「スキャナ保存に係る事務処理規程」を作成し、責任者の承認を得てください。（規程はユーザー企業が作成・備付けするものです。）

• 複数枚で構成される書類（例：3枚綴りの請求書）は、全ページをひとまとまりとして1件登録してください。

• 台紙に複数枚のレシートを貼付した場合は、台紙ごとが1入力単位です。

• 互いに関係のない書類を1件にまとめることはできません。

1. スキャナ／カメラを起動し、200dpi以上・RGB256階調以上の設定を確認する

2. 書類をセットし、読み取りを実行する

3. 画像を確認し、4ポイント文字が認識できることを確認する

4. 本ソフトのアップロード画面を開く

5. 読み取った画像ファイルを選択してアップロードする

JIS X6933またはISO12653-3準拠のスキャナ評価用テストチャートで4ポイント文字が認識できる設定であれば、要件を満たします。

1. 本ソフトにログインし、ファイルボックス画面の「アップロード」ボタンをクリックする

2. アップロードした画像ファイルを選択する

3. AIの推論結果を確認し必要に応じて以下の検索用属性を入力する

1. 「保存」ボタンをクリックする

2. 保存完了後、入力日時が自動記録されたことを画面で確認する

保存と同時に、本ソフトのサーバがNTPサーバと同期した時刻で入力日時が自動記録されます。利用者がこの日時を変更することはできません。

法令に定められた期間、電磁的記録を保存してください。

起算日等の詳細は自社の税務担当者または顧問税理士に確認してください。

本ソフトはタイムスタンプ付与に代えて、以下の方式で入力日時の客観的証明を行います。

• 本ソフトのサーバはNTPサーバ（外部の第三者が提供する時刻情報）と常時同期しています

• 書類保存時の日時は自動的に記録され、利用者（操作者・システム管理者を含む）が変更することはできません

• 保存日時は「ファイルボックス」ページから参照・表示できます

本ソフトでは上書き保存は行いません。訂正は新バージョンの追加保存として管理されます。

1. 訂正対象の書類を検索・表示する

2. 「ファイルを置き換え」ボタンをクリックする

3. 新たにスキャン・撮影した画像をアップロードする

4. 保存ボタンをクリックする

過去バージョン（最新バージョン以外）の内容は変更・削除できません。全バージョンの内容を「バージョン」カードから閲覧・出力できます。

本ソフトでは物理的な削除は行いません。論理削除（削除フラグの付与）として管理されます。

1. 削除対象の書類を検索・表示する

2. 「削除」ボタンをクリックする

論理削除後も、書類の内容・削除日時・実施担当者は確認できます。

1. ファイルボックス画面を開く

2. 「削除済みファイル」を開く

3. 検索条件を選択する

4. 検索結果に削除済みの書類が表示されます

5. 対象書類をクリックすると内容・履歴を確認できます

1. 対象書類を検索・表示する

2. 「訂正履歴」カードより訂正年月日・削除年月日・実施担当者が一覧表示されます

重要書類は、国税関係帳簿の記録事項との相互関連性を確保する必要があります。本ソフトでは、書類に帳簿関連付け番号（仕訳番号）を付与することで対応します。

帳簿の紐付け操作が行われていない書類は、取引に至らなかった重要書類など、帳簿と関連性がない書類として保存されます。

1. 紐付けたい仕訳画面を開く

2. 「ファイル紐付け」より該当のファイルを選択する

3. 保存をクリックする

1. ファイルボックス画面を開く

2. 以下の条件を任意で入力する

1. 条件に該当する書類のみが一覧表示される

取引金額が空欄の書類を検索する場合は、金額欄を空のまま検索してください。（金額が空になっている書類のみを抽出できます）

複数の検索項目に値を入力すると、全条件を満たす書類のみが抽出されます（AND検索）。取引年月日・取引金額・取引先のいずれの2項目の組み合わせでも条件設定できます。

• 検索結果は一覧形式でディスプレイに表示されます

• 各書類の取引年月日・金額・取引先等の記録事項が一覧で確認できます

• ブラウザの印刷ボタンから検索結果を紙に印刷できます

削除済み書類も同様に検索ができます。

1. 検索結果一覧から対象書類をクリックする

2. 書類の画像がカラーディスプレイに表示される

3. 画面上の拡大・縮小ボタンで表示倍率を変更できる

原稿データは分割されずに1ページ全体として表示されます。

1. 書類の詳細表示画面を開く

2. ダウンロードボタンをクリックする

3. ダウンロードしたファイルを開き印刷画面を開く

4. プリンターと用紙サイズを選択する

5. 印刷を実行する

等倍（200dpi・RGB256階調以上）で印刷できます。レシート等の小サイズ書類は市販プリンターの最小用紙サイズまで拡大印刷できます。

書類のPDFダウンロードは以下の手順で行います。

1. 書類の詳細表示画面を開く

2. ダウンロードボタンをクリックする

3. PDF形式でダウンロードされる

税務調査においてダウンロードを求められた場合は、本手順に従って電磁的記録を提出してください。

税務職員から電磁的記録の提示・提出を求められた場合は以下の対応を行ってください。

本ソフトから他のシステムへデータを移行する場合は、弊社サポート窓口にお問い合わせください。

既存のデータを法定期間保持する専用プランもご用意しております。

他のシステムから本ソフトへデータを移行する場合は、弊社サポート窓口にお問い合わせください。