契約・発注書を一括作成、一斉送信する

このページでは、CSVインポートにより契約情報、発注書の一括作成、発注書の一括送信ができる機能についてご説明します。

この機能を利用できる権限：企業オーナー・グループオーナー ※発注時の社内承認の設定を有効にしている場合は、社員権限の社員も本機能を利用することが可能です。

契約と発注書を一括作成する
契約情報を登録し、発注書の作成まで行われます。
契約一覧では、「契約前(発注書未送付)」、発注書一覧では「作成途中」ステータスになります。(パートナー様には送付されていない状態です)
作成した発注書を一斉送付する
契約情報を取り込み、発注書の送付まで実行しますか？というモーダルが表示されます。
「CSVを取り込む」ボタンをクリックすると、契約情報を登録し、発注書の作成・送付まで行われます。契約一覧では、「契約前(発注書承認待ち)」、発注書は「確認中」ステータスになります。(パートナー様に送付されている状態です)
※発注時の社内承認の設定を有効にし、社員権限の社員が一斉送付を行った場合、発注書は承認申請をした状態(「作成途中(確認中)」ステータス)になります。(パートナー様に送付はされません)
登録エラーの場合は、画面上部に赤字で表示されます。
(CSV1列目の契約Noの行がどんなエラーが発生しているかを確認できます）
CSVデータ全件の不備ではなく一部に不備があった場合も、1件も作成・送付はされません。データを修正後、再度CSVの取り込みをお願いいたします。

操作方法の動画

契約と発注書を一括作成する方法の動画

作成した発注書を一斉送付する方法の動画

CSVファイルの取り込みで行う操作を選択する

左メニュー「契約」右上の「契約を作成」から「CSV一括作成」をクリックします。

CSVファイルの取り込みで行う操作を選択します。

CSVファイルを準備する

CSVファイルを準備します。一括登録用のCSVファイルは、「一括登録用CSVファイルをダウンロード」からダウンロードしてください。

CSVファイルを入力するにあたっての注意事項

📍一括登録用のCSVファイル

CSVに必要事項を入力します。Microsoft Excelなどで開き内容を編集のうえ、CSV形式で保存してください。

CSVファイルには記載事例のサンプルデータが入っていますので、ご参照ください。
データ入力後は、サンプルデータは削除して保存してください。
「パートナーメールアドレス」は、パートナーがLansmart by SmartHRで登録されているメールアドレスをご入力ください。
パートナー様のメールアドレスは、パートナープロフィールページからコピーすることができます。
「所属グループ」はパートナー様が所属されるグループを記入してください。
「案件名」は、案件名は、発注書、請求書に表示されます。
また、Lansmartの左メニューでは、契約一覧、発注書一覧、請求書一覧に表示されます。
※同じパートナー様で同時期に複数の契約を作成される場合は、案件名が同じですと、契約一覧、業務報告・請求一覧で、どの業務についての契約、業務報告かの判別が難しくなるかと思いますので、ご留意ください。
「職種」はデフォルトで設定させれているものに加えて職種のカスタム設定で追加した職種を記載してください
「契約形態」は、「準委任」または「請負」とご入力ください。
「業務内容」は1000文字以内でご入力ください。
「役務提供開始日」は、「yyyy/mm/dd」の形式でご入力ください。
「役務提供終了日」は、「yyyy/mm/dd」の形式でご入力ください。
役務提供終了日は過去日は登録することができませんので、未来日をご入力ください。
自動更新ありの場合、役務提供終了日は、登録された役務提供終了日の翌日に自動で契約延長期間分が延長されていく仕様になっております。
「自動更新ありなし」は、自動更新なしは「0」、自動更新ありは「1」をご入力ください。
「契約延長期間」は、単位はヶ月です。1～12までの数字をご入力ください。
「自動更新ありなし」で自動更新なしの「0」を入力した場合は、空欄にしてください。(自動更新ありの「1」を入力した場合は、「契約延長期間」の入力は必須です)
「契約終了通知日」は、単位は日前です。数字をご入力ください。
「納品日」は、「yyyy/mm/dd」の形式でご入力ください。
請負契約の場合は、入力必須です。(準委任契約で納品日登録が不要な場合は空欄にしてください。) 役務提供開始日以降役務提供終了日前の日付を入力してください。
「検査完了日」は、「yyyy/mm/dd」の形式でご入力ください。
請負契約の場合は、入力必須です。(準委任契約で納品日登録が不要な場合は空欄にしてください。)
で入力した納品日以降、役務提供終了日前の日付を入力してください。
「納品物」は入力必須項目です。ない場合は「なし」とテキストでご入力ください。
「業務実施場所」は入力必須項目です。指定がない場合は「指定なし」とテキストでご入力ください。
「発注担当者」は、発注担当者となる社員がLansmartに登録されているメールアドレスをご入力ください。
発注担当者の登録は任意としておりますので、登録不要な場合は空欄にしてください。
「（取引基本契約書を締結する場合）契約書の名称」は、任意項目です。
登録不要な場合は空欄にしてください。
「消費税」は、「外税」「内税」「対象外」のいずれかを入力してください。
「請求方法」は、「請求書」か「支払通知書」と入力してください。
「支払通知書の確認期限」は、「請求方法」で「支払通知書」と入力した場合のみ、1～7までの数字を入力してください。
「締め日(0:月末,25:25日締め,20:20日締め)」は、月末締めの場合は「0」、25日締めの場合は「25」、20日締めの場合は「20」とご入力ください。
「支払期限1」は、締め日のどの月が支払期限かを登録する項目です。
当月の場合は「0」、翌月の場合は「1」、翌々月の場合は「2」とご入力ください。
「支払期限2」は、W列で入力した月の何日が支払期限かを登録する項目です。
月末の場合は「0」、月末以外の場合は1～31までの数字をご入力ください。
「業務報告書の表示」は0:稼働時間(開始・終了・休憩)を表示,1:1日稼働合計時間のみ表示の設定となります。
「備考欄」は2000文字まで入力することができます。
「稼働区分1」は、「月額固定」「時間」「数量」のいずれかをご入力ください。
「費目」は稼動区分に該当する費目名をご入力ください
※稼働条件の費目が2つ以上ある場合、同じ費目名にすることはできません。
「単価」はそれぞれの稼動区分、費目の単価をご入力ください
「単位」は、「稼働区分」で「月額固定」と入力した場合は「月」、「時間」と入力した場合は「時間」とご入力ください。
※一つ目の費目は、「稼働区分1」から「数量1」まで全てご入力ください。いずれかが空欄の場合はエラーとなります。
二つ目の費目も同様です。(「稼働区分2」から「数量2」まで全てご入力ください。)
「数量」は稼働区分が月額固定であれば「1」、数量、時間の場合はそれぞれの稼動数量、稼動時間をご入力ください。
「発注月数」は役務提供期間の月数と一致するよう、1以上12以下で入力してください。
※小数点は入力することができません。
「外部ID」は外部システムとの連携やデータ識別のために利用する項目です。Lansmart上の画面には表示されませんが、CSVインポート時に各データを識別するための情報として使用されます。※画面上では確認できない項目となりますのでご注意ください。
※本項目は任意項目ですので、空欄でもインポート可能です。
時間レンジを伴う報酬の自動計算機能(有料オプション機能)をご購入いただいている企業様は、時間レンジを伴う報酬の稼働条件は「費目(時間レンジ)」以降の列をご入力ください。
- 「単位(時間レンジ)」は「月」とご入力ください。
- 「稼働初月」は、「yyyy年mm月」の形式でご入力ください。
- 「初月費用」と「2ヶ月目費用」「3ヶ月目費用」...は「単価(時間レンジ)」より大きい数字を入力することはできません。
- 「下限時間」と「上限時間」は同じ数字で登録することもできます。
  小数点0.5を入力することができます。0.5ではない小数点（例：0.4とか0.6など）は入力できません。
- 「超過単価」、「控除単価」は、それぞれ0でも登録することができます。
- 「精算単位ありなし」は、なしの場合は「0」、15分切り捨ての場合は「15」、30分切り捨ての場合は「30」とご入力ください。
- 各稼働月の単価、稼働時間範囲が同じ場合も稼働月分入力をお願いいたします。