契約・発注書を一括作成、一斉送信する

このページでは、CSVインポートにより契約情報、発注書の一括作成、発注書の一括送信ができる機能についてご説明します。

この機能を利用できる権限：企業オーナー・グループオーナー ※発注時の社内承認の設定を有効にしている場合は、社員権限の社員も本機能を利用することが可能です。

契約と発注書を一括作成する
契約情報を登録し、発注書の作成まで行われます。
契約一覧では、「契約前(発注書未送付)」、発注書一覧では「作成途中」ステータスになります。(パートナー様には送付されていない状態です)
作成した発注書を一斉送付する
契約情報を取り込み、発注書の送付まで実行しますか？というモーダルが表示されます。
「CSVを取り込む」ボタンをクリックすると、契約情報を登録し、発注書の作成・送付まで行われます。契約一覧では、「契約前(発注書承認待ち)」、発注書は「確認中」ステータスになります。(パートナー様に送付されている状態です)
※発注時の社内承認の設定を有効にし、社員権限の社員が一斉送付を行った場合、発注書は承認申請をした状態(「作成途中(確認中)」ステータス)になります。(パートナー様に送付はされません)
登録エラーの場合は、画面上部に赤字で表示されます。
(CSV1列目の契約Noの行がどんなエラーが発生しているかを確認できます）
CSVデータ全件の不備ではなく一部に不備があった場合も、1件も作成・送付はされません。データを修正後、再度CSVの取り込みをお願いいたします。

操作方法の動画

契約と発注書を一括作成する方法の動画

作成した発注書を一斉送付する方法の動画

CSVファイルの取り込みで行う操作を選択する

左メニュー「契約」右上の「契約を作成」から「CSV一括作成」をクリックします。

CSVファイルの取り込みで行う操作を選択します。

CSVファイルを準備する

CSVファイルを準備します。一括登録用のCSVファイルは、「一括登録用CSVファイルをダウンロード」からダウンロードしてください。

CSVファイルを入力するにあたっての注意事項

📍一括登録用のCSVファイル

CSVに必要事項を入力します。Microsoft Excelなどで開き内容を編集のうえ、CSV形式で保存してください。

CSVファイルには2行目にサンプルデータが入っていますので、ご参照ください。
データ入力後は、サンプルデータは削除して保存してください。
B列「パートナーメールアドレス」は、パートナーがLansmart by SmartHRで登録されているメールアドレスをご入力ください。
パートナー様のメールアドレスは、パートナープロフィールページからコピーすることができます。
D列「案件名」は、案件名は、発注書、請求書に表示されます。
また、Lansmart by SmartHRの左メニューでは、契約一覧、発注書一覧、請求書一覧に表示されます。
※同じパートナー様で同時期に複数の契約を作成される場合は、案件名が同じですと、契約一覧、業務報告・請求一覧で、どの業務についての契約、業務報告かの判別が難しくなるかと思いますので、ご留意ください。
F列「契約形態」は、「準委任」または「請負」とご入力ください。
H列「役務提供開始日」は、「yyyy/mm/dd」の形式でご入力ください。
I列「役務提供終了日」は、「yyyy/mm/dd」の形式でご入力ください。
役務提供終了日は過去日は登録することができませんので、未来日をご入力ください。
自動更新ありの場合、役務提供終了日は、登録された役務提供終了日の翌日に自動で契約延長期間分が延長されていく仕様になっております。
J列「自動更新ありなし」は、自動更新なしは「0」、自動更新ありは「1」をご入力ください。
K列「契約延長期間」は、単位はヶ月です。1～12までの数字をご入力ください。
J列で自動更新なしの「0」を入力した場合は、空欄にしてください。(自動更新ありの「1」を入力した場合は、「契約延長期間」の入力は必須です)
L列「契約終了通知日」は、単位は日前です。数字をご入力ください。
M列「納品日」は、「yyyy/mm/dd」の形式でご入力ください。
請負契約の場合は、入力必須です。(準委任契約で納品日登録が不要な場合は空欄にしてください。) 役務提供開始日以降役務提供終了日前の日付を入力してください。
N列「検査完了日」は、「yyyy/mm/dd」の形式でご入力ください。
請負契約の場合は、入力必須です。(準委任契約で納品日登録が不要な場合は空欄にしてください。)
M列で入力した納品日以降、役務提供終了日前の日付を入力してください。
O列「納品物」は入力必須項目です。ない場合は「なし」とテキストでご入力ください。
Q列「発注担当者」は、発注担当者となる社員がLansmart by SmartHRに登録されているメールアドレスをご入力ください。
発注担当者の登録は任意としておりますので、登録不要な場合は空欄にしてください。
R列「（取引基本契約書を締結する場合）契約書の名称」は、任意項目です。
登録不要な場合は空欄にしてください。
S列「消費税」は、「外税」か「内税」と入力してください。
T列「請求方法」は、「請求書」か「支払通知書」と入力してください。
U列「支払通知書の確認期限」は、T列で「支払通知書」と入力した場合のみ、1～7までの数字を入力してください。
V列「締め日(0:月末,25:25日締め,20:20日締め)」は、月末締めの場合は「0」、25日締めの場合は「25」、20日締めの場合は「20」とご入力ください。
W列「支払期限1」は、締め日のどの月が支払期限かを登録する項目です。
当月の場合は「0」、翌月の場合は「1」、翌々月の場合は「2」とご入力ください。
X列「支払期限2」は、W列で入力した月の何日が支払期限かを登録する項目です。
月末の場合は「0」、月末以外の場合は1～31までの数字をご入力ください。
Y列「備考欄」は2000文字まで入力することができます。
AO列「発注月数」は、1～12までの数字をご入力ください。
Z列「稼働区分1」は、「月額固定」、「時間」、「数量」のいずれかをご入力ください。
AC列「単位1」は、Z列で「月額固定」と入力した場合は「月」、「時間」と入力した場合は「時間」とご入力ください。
※一つ目の費目は、Z列「稼働区分1」からAD列「数量1」まで全てご入力ください。いずれかが空欄の場合はエラーとなります。
二つ目の費目も同様です。(AE「稼働区分2」からAH列「数量2」まで全てご入力ください。)
※稼働条件の費目が2つある場合(AE列以降をご入力いただいている場合)、AA列「費目1」とAF列「費目2」は同じ費目名にすることができません。
時間レンジを伴う報酬の自動計算機能(有料オプション機能)をご購入いただいている企業様は、時間レンジを伴う報酬の稼働条件はAP列～BB列までをご入力ください。(AA列からAN列までは入力不可となります。)
※時間レンジを伴う報酬の自動計算機能をご購入いただいていない企業様は、AP列～BB列までは空欄にしてください。入力がある場合はエラーとなります。
- AR列「単位(時間レンジ)」は「月」とご入力ください。
- AS列「稼働初月」は、「yyyy年mm月」の形式でご入力ください。
- AT列「初月費用」とAW列「2ヶ月目以降費用」はAP列「費目(時間レンジ)」より大きい数字を入力することはできません。
- AU列「下限時間（初月）」と「上限時間（初月）」は同じ内容でも登録することができます。
- AX列「下限時間（2ヶ月目以降）」とAY列「下限時間（2ヶ月目以降）」は同じ内容でも登録することができます。
- AZ列「超過単価」、BA列「控除単価」は、それぞれ0でも登録することができます。
- BB列「精算単位ありなし」は、なしの場合は「0」、15分切り捨ての場合は「15」、30分切り捨ての場合は「30」とご入力ください。