このページではLansmart by SmartHRを使っての業務委託パートナーとの契約、発注、業務報告・請求までの一連の流れをご説明します。
Lansmart by SmartHRの画面は、日々の業務で使う機能及び設定の変更を左メニューにまとめています。
契約作成から請求書承認までの一連の流れは、こちらのページをご確認ください。
※各機能の詳細は、本ページをご確認ください。
補足）
「閉じる」をクリックいただくことでサイドバーを非表示にすることができます。
サイドバーを戻す際には矢印をクリックしてください。
※こちらは有料オプション機能です。
※こちらは有料オプション機能です。
グループ作成についての音声付き動画
Lansmart by SmartHRでは、まず企業側でグループを作成し、そこに社員とパートナーを招待し、グループに紐づいた形で契約や発注や業務報告・請求の管理を行います。
よって、アカウント登録・企業情報設定が完了した企業オーナーの方はまずは「グループ作成」からスタートします。
左メニューの「グループ」をクリックし、グループ一覧画面右上の「グループを作成」からグループの登録を行います。
なお、グループの作成は企業オーナーのみができる権限になります。
グループ新規作成の入力フォームにグループ名を入れて「作成する」ボタンを押して完了です。
パートナーの招待についての音声付き動画
ユーザー権限について
ユーザー権限については、こちらのページをご参照ください。
Lansmart by SmartHRでは、パートナーを実際に業務を依頼するグループに招待し、そのグループに紐づく形で発注書や請求書のやりとりが行われます。
グループ作成が完了したら、パートナーをグループに招待します。
左メニューの「パートナー」をクリックし、パートナー一覧画面右上の「パートナーを招待」から招待を行います。なお、パートナーの招待は企業オーナー・グループオーナーの権限で行うことができます。
招待したいパートナーのメールアドレスと、招待したいグループを選択し、「パートナーを招待」ボタンを押します。複数人のパートナーを一度に招待することも可能です。 メールアドレス入力後に「Enterキー」または「,(カンマ)」を入力するとメールアドレスが認識されますので、複数人を招待する場合はご活用ください。
CSVでパートナーを一括招待することも可能です。
一括招待の方法についてはこちらをご覧ください。
※招待したいグループが存在しない場合は、グループ作成から新規作成をお願いします。
招待されたパートナーが、招待メールを承諾すると以下のようにステータスが「ユーザー登録済み」に変更されます。これでパートナーのグループへの招待は完了です。
社員の招待についての音声付き動画
ユーザー権限について
ユーザー権限については、こちらのページをご参照ください。
Lansmart by SmartHRでは、作成したグループに（企業オーナー以外の）参加させたい社員を招待することが可能です。
グループ作成が完了したら、社員をグループに招待していきます。
左メニューの「社員」をクリックし、社員一覧画面右上の「社員を招待」から招待を行います。なお、社員の招待は企業オーナー・グループオーナーの権限で行うことができます。
招待したい社員のメールアドレスと、招待したいグループを選択し、「社員を招待」ボタンを押します。複数人のメンバーを一度に招待することも可能です。
メールアドレス入力後に「Enterキー」または「,(カンマ)」を入力するとメールアドレスが認識されますので、複数人を招待する場合はご活用ください。
CSVで社員を一括招待することも可能です。 一括招待の方法についてはこちらをご覧ください。
※招待したいグループが存在しない場合は、グループ作成から新規作成をお願いします。
招待された社員が、招待メールを承諾すると以下のようにステータスが「ユーザー登録済み」に変更されます。これで社員の招待は完了です。
必要に応じて、企業オーナー・グループオーナーの権限を付与してください。
(招待時は、企業オーナー・グループオーナーの権限は付与されていません。)
グループへのパートナー招待も完了し、いよいよパートナーとの契約を作成していきます。
契約の作成についての音声付き動画
https://app.quden.io/embed/player/68de096604154988b6784794
Lansmart by SmartHRでは、パートナーとの契約情報、契約条件を登録し、そのデータをもとに発注書を自動生成することができます。
左メニューの「契約」をクリックし、契約一覧画面右上の「契約を作成」から契約情報・契約条件の登録を行います。
入力フォームが表示されますので、パートナーとの契約に関する情報（パートナー名、所属グループ、案件名、職種、契約形態、業務内容、役務提供開始日、役務提供終了日、自動更新の有無、自動更新時の契約延長期間(月)・契約終了通知日、納品日、検査完了日、納品物、業務実施場所・納品場所、発注担当者、稼働条件など）を入力していきます。
*マークの項目は入力必須です。 各項目の入力については、こちらをご確認ください。
登録が完了すると以下のように契約情報、契約条件のデータベースが作成されます。
毎月稼働しないパートナー様は、稼働月ごとに契約作成する必要はございません。
詳しくはこちらをご覧ください。
契約書・書類のアップロードについての音声付き動画
下記の契約詳細画面にて「書類をアップロード」ボタンを押して、ファイルをアップロードしていきます。
ファイル形式：PDF、Excel、Word、jpeg、zipファイル、動画など、どんな形式でも可能です
容量：1ファイル50MBまで
ファイル数：最大10ファイル
クラウドサインと連携することで、契約書をアップロードすることもできます。 （複数書類の登録が可能です）詳しくはこちらをご覧ください。
ファイルは1点ずつアップロードしてください。(複数ファイルを同時にアップロードすることはできません)
ドラッグ＆ドロップでアップロードすることもできます。
アップロードしたファイルは、基本契約書も含めパートナー様側の画面には表示されません。
「書類をアップロード」をクリックすると、ダイアログが表示されます。
「ここをクリックしてファイルを選択」をクリックし、アップロードするファイルを選択し、「開く」ボタンをクリックします。
何か記載する事項があれば、社内メモ欄に入力することができます。「登録」ボタンをクリックすると、ファイルのアップロードが完了です。
契約詳細画面にて、書類の登録が以下の通り表示されれば完了です。
※次の項目の発注書作成後も書類のアップロードを行うことは可能です。
発注書/発注請書の作成についての音声付き動画
※発注書の数量について
契約期間が3ヶ月の場合、発注書の数量は3ヶ月分の数量を入れるべきですか？
先ほどの稼働条件の入力にて作成したデータベースをもとに、発注書・発注請書を作成していきます。
下記の契約詳細画面にて「発注書・発注請書」ボタンを押して発注書作成画面へ遷移します。
発注書編集画面では、以下の内容を入力すれば発注書が完成です。
発注する「数量」
発注する月数
請求締め日
支払い期限
請求の対応方法
業務報告書の表示
ファイルを添付したい場合は、添付ファイルをアップロードすることができます。
数量について
数量は半角で入力してください。(全角入力はエラーが出ます)
※発注書で提示した金額と比較して請求書の金額が減額になっている場合は、下請法違反のリスク（不当な減額）がございます。 発注書の数量が明確でない場合は、可能性のある最大値を入力いただくことをおすすめいたします。
発注書の数量は0を入れることができません。(エラーが表示されます。)
下請法が適用される取引の場合、代金を0円と表記して発注することは、正当な理由があれば法的には認められることとなっております。
ただ、その場合は、下請法上、代金が確定したタイミングで改めて確定した代金を記載した補充書面を追加で出さないとならないこととなっており、発注側にとって負担となってしまいます。
そのため、Lansmart by SmartHRでは数量0での0円発注はできない形とさせていただいております。 発注書の数量は、1以上の数字を入力ください。
(※単価が1以下の場合は、小計が1以上になるように数量を入力してください。)
発注書の数量については、下記もご参照ください。
発注時に稼働時間が決まっていない場合は、発注書の数量はどのように記載すればいいですか？
業務が発生するかわからない費目がある場合、発注書はどのように作成したらいいですか？
発注する月数について
発注する月数は、1以上12以下で設定することができます。(デフォルトは1で設定されています。小数点は入力することができません。)
発注する月数は、役務提供期間の月数と一致するように設定してください。
※発注書の金額は、発注する月数を掛けた金額が表示されますので、役務提供期間の月数と異なる場合は、実際の発注金額と異なることで下請法違反になるリスクがございます。
契約期間が3ヶ月の場合、発注書の数量は3ヶ月分の数量を入れるべきですか？
※請負契約(納品型)の場合は、発注書作成画面の発注月数は入力不要です。
請求締め日と支払期日について
発注書の締め日および支払期日は、契約形態ごとに以下の内容がデフォルト設定となっています。
【デフォルト設定】
準委任契約
請求締め日：毎月末日
支払期日：請求締め日の翌月月末
請負契約（納品型）
支払期日：納品日の翌月月末
上記デフォルト設定とは異なる締め日・支払期日を初期値として設定することができます。
設定方法は、こちらのヘルプページをご確認ください。
請求の対応方法は、以下2つからラジオボタンで選択してください。
・パートナー側が請求書を送付し、企業側が承認する
・企業側が支払通知書を送付し、パートナーが承認する
支払通知書での対応を選択した場合は、支払通知書の確認期限を設定します。
1日から7日まで設定することができます。(デフォルトでは、5日の設定になっています。)
※期限までにパートナーから誤りの旨の連絡がない場合、記載内容を確認し承認したものとみなされます。
右側の発注書プレビュー画面の備考欄に、「支払通知書の送付からXX日以内に誤りのある旨の連絡がない場合には、記載内容の通り確認があったものとします。」と記載されます。
業務報告書の表示について
パートナーから提出される業務報告書について、通常は稼働日、稼働時間(開始時刻、終了時刻、休憩時間)を表示しますが、 稼働日と1日稼働合計時間のみを表示する形式に設定することができます。
発注書作成画面の「業務報告書の表示」にて、 「パートナーから提出される業務報告書は、稼働日と1日稼働合計時間のみを表示」 にチェックを入れると、本契約の業務報告書は、稼働日と1日稼働合計時間のみが表示されます。
業務報告書を「稼働日と1日稼働合計時間のみ表示」する設定は、 月額固定、時給、時間レンジを伴う報酬形態の場合に適用されます。
数量の費目は対象外です。
※発注書の「業務報告書の表示」は費目に関わらず表示されます。
本設定はデフォルトでオフになっています。
業務報告書の表示設定は、契約の初回発注書のみ設定可能です。 （稼働条件変更時の発注書では変更できません）
上記設定をオンにした場合のパートナーの業務登録については、こちらのヘルプページをご確認ください。
発注書の発注日は、発注書作成日が自動で設定され、編集できない仕様となっております。
「自社情報を編集」の入力については、すでに企業情報の設定にて入力済みであれば、その情報が自動反映されますので入力は不要です。
添付ファイルをアップロードし、送付することができます。
アップロードできるファイルは、PDF、JPEG、PNGです。
アップロードできるファイルの容量は、1ファイル20Mまでです。
複数ファイルをアップロードすることができます。
添付ファイルがある発注書は、発注書一覧の「添付ファイル」の列に「あり」と表示されます。
備考欄は、2000文字まで入力することができます。
発注書作成時に、デフォルトで表示される備考欄の文言を設定できます。
設定はこちらのヘルプページをご確認ください。
発注書は、稼働条件で選択された税を基に作成されます。
選択した税と右側に表示される金額内容をご確認ください。
※発注書作成画面でも外税か内税かの選択を変更することができます。(変更した場合は、稼働条件に反映されます)
発注書を送付する前に契約情報の編集を行った場合は、作成途中の発注書は削除されますので、ご了承ください。
単価は発注書では変更できませんので、変更されたい場合は契約情報で編集してください。
画面右上の「発注書を送付する」ボタンを押して、「発注書を提出しました」のメッセージが表示されれば送信完了です。
送信後はパートナーの発注書一覧画面に遷移し、発注ステータスが「確認中」と表示されます。
※稼働条件登録の際に、役務提供開始日と終了日を入力いただきますが（以下スクショ参照）、その期間中の発注書は初月のみ必要ですが、以降の月は発注書の送付は不要です。
(＝発注書は初回のみ。以降はパートナー様側で業務登録を行っていただき、請求書を作成いただくことが可能です。企業様側は請求書承認を行うのみ。) 詳しくはこちらをご覧ください。
毎月稼働しないパートナー様がいらっしゃる場合も、同様に対応いただくことが可能です。詳しくはこちらをご参照ください。
※契約・発注書の一覧に表示されるステータスの詳細は、こちらをご覧ください。
※発注書の履歴確認方法は下記をご覧ください。
発注書の全ての履歴(送信・承認・否認)を確認する (改正電子帳簿保存法適応)
業務報告・請求書の承認についての音声付き動画
パートナーが承認した発注書の内容に基づき、パートナーから送付されてきた業務報告書と請求書の承認を行います。
なお、Lansmart by SmartHRでは、パートナーが入力した作業登録から、業務報告書と請求書を自動生成できるため、パートナーの方の業務報告・請求書作成の手間を大幅に削減することが可能です（特許取得済み）。
左メニューの「業務報告・請求」をクリックし、一覧に表示されている当月の請求対象パートナーのステータスを全て「請求書承認済み」にしていきます。
※ステータスの詳細は、こちらをご覧ください。
なお、業務報告・請求一覧の表示については以下の権限ごとに表示内容が異なります。
業務報告・請求一覧の表示内容
企業オーナー：全パートナーの業務報告・請求案件が表示されます。
グループオーナー：所属グループのパートナーの業務報告・請求案件が表示されます。
グループメンバー：所属グループのパートナーの業務報告・請求案件が表示されます。
パートナー：自身の業務報告・請求案件のみが表示されます。
請求書の確認方法①
パートナー様から請求書が送付されますと、名前右横のベルマークに通知がございます。
ベルマークをクリックすると、「【Lansmart by SmartHR】請求書を確認してください」という通知がございますので、クリックしてください。
請求書の確認方法②
業務報告・請求一覧から「請求書確認中」のステータスをクリックします。
※画面上部から、ステータス「請求書確認中」でソートすることができます。
業務報告・請求の詳細画面にて概算請求金額を確認できます。
「内訳を確認する」ボタンをクリックすると、費目と単価と時間/数量の内訳が表示されます。「請求書を確認する」ボタンを押して請求金額の確認へ進みます。
請求書内容及び業務報告書の内容を確認し、問題なければ「承認する」ボタンを、修正が必要な場合は「差し戻し」ボタンを押して理由のコメントを入力して差し戻しをします。
※経費や交通費は、パートナー側が請求書を作成する際に入力されます。
※領収書は画像をクリックするとダウンロードできます。
承認を「実行する」ボタンを押すと業務報告・請求一覧のステータスが「請求書承認済み」に自動で変更になります。これで対応は完了です。
画像のユーザー名は人名生成ツールで自動作成したものです。
※一度承認した請求書でも、支払期日の前日までであれば、差し戻すことが可能です。
詳しくは、承認済みの業務報告・請求書を差し戻すをご参照ください。
※請求書の履歴確認方法は、下記をご覧ください。
請求書・支払通知書の全ての履歴(送信・承認・否認)を確認する (改正電子帳簿保存法適応)
※承認済の請求書をPDFでダウンロードしたい場合は、請求書一括ダウンロードをご参照ください。