このページではLansmart by SmartHRを使っての業務委託パートナーとの契約、発注、業務報告・請求までの一連の流れをご説明します。
Lansmart by SmartHRの画面は、日々の業務で使う機能及び設定の変更を左メニューにまとめています。
契約作成から請求書承認までの一連の流れは、こちらのページをご確認ください。
※各機能の詳細は、本ページをご確認ください。
補足）
「閉じる」をクリックいただくことでサイドバーを非表示にすることができます。
サイドバーを戻す際には矢印をクリックしてください。
※こちらは有料オプション機能です。
※こちらは有料オプション機能です。
各一覧画面で、表示する項目とカラムの並び順を自由に設定できます。
カラム設定から、業務に必要な項目のみを表示したり、よく確認する項目を左側に移動したりすることで、用途にあわせて一覧画面を見やすくカスタマイズできます。
以下の一覧画面で設定できます。
パートナー一覧
契約一覧
発注書一覧
業務報告・請求一覧
freee仕訳一覧
また、パートナー一覧では、パートナーカスタム項目も表示・非表示や並び順を設定できます。
※設定内容は企業全体には反映されず、ご利用のブラウザごとに保存されます。別のブラウザや端末には反映されません。
グループ作成についての音声付き動画
Lansmart by SmartHRでは、まず企業側でグループを作成し、そこに社員とパートナーを招待し、グループに紐づいた形で契約や発注や業務報告・請求の管理を行います。
よって、アカウント登録・企業情報設定が完了した企業オーナーの方はまずは「グループ作成」からスタートします。
左メニューの「グループ」をクリックし、グループ一覧画面右上の「グループを作成」からグループの登録を行います。
なお、グループの作成は企業オーナーのみができる権限になります。
グループ新規作成の入力フォームにグループ名を入れて「作成する」ボタンを押して完了です。
パートナーの招待についての音声付き動画
ユーザー権限について
ユーザー権限については、こちらのページをご参照ください。
Lansmart by SmartHRでは、パートナーを実際に業務を依頼するグループに招待し、そのグループに紐づく形で発注書や請求書のやりとりが行われます。
グループ作成が完了したら、パートナーをグループに招待します。
左メニューの「パートナー」をクリックし、パートナー一覧画面右上の「パートナーを招待」から招待を行います。なお、パートナーの招待は企業オーナー・グループオーナーの権限で行うことができます。
招待したいパートナーのメールアドレスと、招待したいグループを選択し、「パートナーを招待」ボタンを押します。複数人のパートナーを一度に招待することも可能です。 メールアドレス入力後に「Enterキー」または「,(カンマ)」を入力するとメールアドレスが認識されますので、複数人を招待する場合はご活用ください。
CSVでパートナーを一括招待することも可能です。
一括招待の方法についてはこちらをご覧ください。
※招待したいグループが存在しない場合は、グループ作成から新規作成をお願いします。
招待されたパートナーが、招待メールを承諾すると以下のようにステータスが「ユーザー登録済み」に変更されます。これでパートナーのグループへの招待は完了です。
社員の招待についての音声付き動画
ユーザー権限について
ユーザー権限については、こちらのページをご参照ください。
Lansmart by SmartHRでは、作成したグループに（企業オーナー以外の）参加させたい社員を招待することが可能です。
グループ作成が完了したら、社員をグループに招待していきます。
左メニューの「社員」をクリックし、社員一覧画面右上の「社員を招待」から招待を行います。なお、社員の招待は企業オーナー・グループオーナーの権限で行うことができます。
招待したい社員のメールアドレスと、招待したいグループを選択し、「社員を招待」ボタンを押します。複数人のメンバーを一度に招待することも可能です。
メールアドレス入力後に「Enterキー」または「,(カンマ)」を入力するとメールアドレスが認識されますので、複数人を招待する場合はご活用ください。
CSVで社員を一括招待することも可能です。 一括招待の方法についてはこちらをご覧ください。
※招待したいグループが存在しない場合は、グループ作成から新規作成をお願いします。
招待された社員が、招待メールを承諾すると以下のようにステータスが「ユーザー登録済み」に変更されます。これで社員の招待は完了です。
必要に応じて、企業オーナー・グループオーナーの権限を付与してください。
(招待時は、企業オーナー・グループオーナーの権限は付与されていません。)
契約の作成についての音声付き動画
https://app.quden.io/embed/player/68de096604154988b6784794
Lansmart by SmartHRでは、パートナーとの契約情報、契約条件を登録し、そのデータをもとに発注書を自動生成することができます。
左メニューの「契約」をクリックし、契約一覧画面右上の「契約を作成」から契約情報・契約条件の登録を行います。
入力フォームが表示されますので、パートナーとの契約に関する情報（パートナー名、所属グループ、案件名、職種、契約形態、業務内容、役務提供開始日、役務提供終了日、自動更新の有無、自動更新時の契約延長期間(月)・契約終了通知日、納品日、検査完了日、納品物、業務実施場所・納品場所、発注担当者、稼働条件など）を入力していきます。
*マークの項目は入力必須です。 各項目の入力については、こちらをご確認ください。
登録が完了すると以下のように契約情報、契約条件のデータベースが作成されます。
毎月稼働しないパートナー様は、稼働月ごとに契約作成する必要はございません。
詳しくはこちらをご覧ください。
契約詳細画面にて、ファイルを添付または、電子契約URLを登録することができます。
以下ヘルプページをご確認ください。
※契約書・書類のアップロードは、発注書作成後も可能です。
発注書/発注請書の作成についての音声付き動画
先ほどの契約を作成するにて作成したデータベースをもとに、発注書・発注請書を作成していきます。
下記の契約詳細画面にて「発注書・発注請書」ボタンを押して発注書作成画面へ遷移します。
発注書作成画面では、発注する月数を設定します。
役務提供期間に応じた月数が初期値として自動設定されます。
自動設定された月数は、必要に応じて変更できます。
1以上36以下の整数で設定できます。小数点を含む数値は入力できません。
発注する月数は、役務提供期間の月数と一致するように設定してください。
※発注書の金額は、発注する月数を掛けた金額が表示されますので、役務提供期間の月数と異なる場合は、実際の発注金額と異なることで下請法違反になるリスクがございます。
契約期間が3ヶ月の場合、発注書の数量は3ヶ月分の数量を入れるべきですか？
※請負契約(納品型)の場合は、発注書作成画面の発注月数は入力不要です。
発注書に表示されている費目・単価・数量・単位、請求締め日・支払い期日、請求の対応方法、業務報告書の表示、契約情報を変更されたい場合は、契約情報で編集してください。
発注書の発注日は、発注書作成日が自動で設定され、編集できない仕様となっております。
※送付された発注書の「発注日」は、パートナーへ送付した日が表示されます。
発注書を作成してから送付まで期間が空いた場合でも、実際に発注した日を確認いただくことができます。
また、差し戻しや取り下げ後に発注書を再送付した場合は、最新の送付日が発注日として表示されます。
「自社情報を編集」の入力については、すでに企業情報の設定にて入力済みであれば、その情報が自動反映されますので入力は不要です。
添付ファイルをアップロードし、送付することができます。
アップロードできるファイルは、PDF、JPEG、PNGです。
アップロードできるファイルの容量は、1ファイル20Mまでです。
複数ファイルをアップロードすることができます。
添付ファイルがある発注書は、発注書一覧の「添付ファイル」の列に「あり」と表示されます。
備考欄は、2,000文字まで入力することができます。
発注書作成時に、デフォルトで表示される備考欄の文言を設定できます。
設定はこちらのヘルプページをご確認ください。
発注書は、稼働条件で選択された税を基に作成されます。
選択した税と右側に表示される金額内容をご確認ください。
※発注書作成画面でも外税か内税かの選択を変更することができます。(変更した場合は、稼働条件に反映されます)
画面右上の「発注書を送付する」ボタンを押して、「発注書を提出しました」のメッセージが表示されれば送信完了です。
送信後はパートナーの発注書一覧画面に遷移し、発注ステータスが「確認中」と表示されます。
発注書をすぐに送付しない場合は、「保存」ボタンを押すと、「作成途中」ステータスで保存できます。
発注書を送付するまでは、パートナー側の契約一覧・契約詳細画面に該当の契約は表示されません。発注書を送付し、企業側の契約ステータスが「確認中」ステータスになると、パートナー側にも表示されます。
※稼働条件登録の際に、役務提供開始日と終了日を入力いただきますが（以下スクショ参照）、その期間中の発注書は初月のみ必要ですが、以降の月は発注書の送付は不要です。
(＝発注書は初回のみ。以降はパートナー様側で業務登録を行っていただき、請求書を作成いただくことが可能です。企業様側は請求書承認を行うのみ。) 詳しくはこちらをご覧ください。
※契約・発注書の一覧に表示されるステータスの詳細は、こちらをご覧ください。
※発注書の履歴確認方法は下記をご覧ください。
発注書の全ての履歴(送信・承認・否認)を確認する (改正電子帳簿保存法適応)
業務報告・請求書の承認についての音声付き動画
パートナーが承認した発注書の内容に基づき、パートナーから送付されてきた業務報告書と請求書の承認を行います。
なお、Lansmart by SmartHRでは、パートナーが入力した作業登録から、業務報告書と請求書を自動生成できるため、パートナーの方の業務報告・請求書作成の手間を大幅に削減することが可能です（特許取得済み）。
左メニューの「業務報告・請求」をクリックし、一覧に表示されている当月の請求対象パートナーのステータスを全て「請求書承認済み」にしていきます。
※ステータスの詳細は、こちらをご覧ください。
なお、業務報告・請求一覧の表示については以下の権限ごとに表示内容が異なります。
業務報告・請求一覧の表示内容
企業オーナー：全パートナーの業務報告・請求案件が表示されます。
グループオーナー：所属グループのパートナーの業務報告・請求案件が表示されます。
グループメンバー：所属グループのパートナーの業務報告・請求案件が表示されます。
パートナー：自身の業務報告・請求案件のみが表示されます。
請求書の確認方法①
パートナー様から請求書が送付されますと、名前右横のベルマークに通知がございます。
ベルマークをクリックすると、「【Lansmart by SmartHR】請求書を確認してください」という通知がございますので、クリックしてください。
請求書の確認方法②
業務報告・請求一覧から「請求書確認中」のステータスをクリックします。
※画面上部から、ステータス「請求書確認中」でソートすることができます。
業務報告・請求の詳細画面にて概算請求金額を確認できます。
「内訳を確認する」ボタンをクリックすると、費目と単価と時間/数量の内訳が表示されます。「請求書を確認する」ボタンを押して請求金額の確認へ進みます。
請求書内容及び業務報告書の内容を確認し、問題なければ「承認する」ボタンを、修正が必要な場合は「差し戻し」ボタンを押して理由のコメントを入力して差し戻しをします。
※経費や交通費は、パートナー様が請求書を作成する際に入力されます。
※請求時の承認フロー設定を行っている場合は、ご自身が承認者として設定されているステップにおいてのみ「差し戻し」「承認する」ボタンが表示されます。そのため、前の承認ステップが完了していない場合は、ボタンが表示されませんのでご注意ください。請求時の承認フロー設定については、こちらのヘルプページをご確認ください。
※領収書は画像をクリックするとダウンロードできます。
承認を「実行する」ボタンを押すと業務報告・請求一覧のステータスが「請求書承認済み」に自動で変更になります。これで対応は完了です。
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※一度承認した請求書でも、支払期日の前日までであれば、差し戻すことが可能です。
詳しくは、承認済みの業務報告・請求書を差し戻すをご参照ください。
※請求書の履歴確認方法は、下記をご覧ください。
請求書・支払通知書の全ての履歴(送信・承認・否認)を確認する (改正電子帳簿保存法適応)
※承認済の請求書をPDFでダウンロードしたい場合は、請求書一括ダウンロードをご参照ください。