거래처 메모는 회계프로그램에,
파일은 공유폴더에, ID와 비밀번호는 개인 메모나 엑셀에 관리하고 계시지는 않으신가요?
세무사무소마다 익숙한 관리 방식은 다르지만, 필요한 정보를 찾기 위해 여러 곳을 오가는 일은 반복됩니다.
이번 실무 가이드에서는 거래처 관리를 더욱 편리하게 만드는 활용 방법을 소개합니다.
지금 사용 중인 관리 방식에 필요한 기능만 더해보세요.
거래처별 메모, 파일, ID/PW 등 자주 확인하는 정보를 한곳에서 함께 관리해 찾는 시간을 줄이고 업무를 더 편하게 진행할 수 있습니다.
1. 거래처 메모를 효율적으로 관리하는 방법 (6가지 색상 분류 및 세목별 특이사항 기록)
2. 거래처 서류를 체계적으로 관리하는 방법 (계약서, 사업자등록증 등 외부 서류 영구 보관)
3. 거래처 계정을 안전하게 관리하는 방법 (홈택스·은행 등 수임처 계정 정보 안전 관리)
4. 담당 거래처를 더 쉽게 찾는 방법 (업종별 그룹 지정을 통한 효율적인 수임처 관리)
지금부터 거래처 정보를 더 편리하게 관리하는 4가지 기능을 하나씩 살펴보겠습니다.
신고 유의사항, 업무 요청, 전달 사항 등 거래처별로 자주 확인하고 기억해야 하는 핵심 내용들을 메모로 간편하게 기록할 수 있습니다.
6가지 라벨 색상으로 메모를 분류하여 관리하고, 담당자들과 실시간으로 공유하여 업무 공백을 줄여보세요!
아이콘으로 한눈에 알아보는 메모 상태
거래처 목록 옆 메모 아이콘()의 표기와 색상으로 작성 여부를 즉시 확인할 수 있습니다.
- 체크 표시() + 색상: 메모가 등록된 상태 (색상별로 난이도나 관리 유형 구분)
- 체크 표시 없음: 메모가 등록되지 않은 상태
거래처별 메모를 등록하고 중요도에 따라 색상을 지정할 수 있습니다.
중요 메모는 바로 확인할 수 있어, 담당자가 변경되어도 필요한 내용을 놓치지 않고 업무를 이어갈 수 있습니다.
메모를 수정하면 변경 내용이 자동으로 저장되어 이전 작성 내용을 확인할 수 있습니다.
메모를 삭제해도 수정 이력에서 삭제 전 내용을 확인할 수 있습니다.
알아두면 유용한 꿀팁!
등록된 메모는 수임처, 부가세 등 위멤버스의 모든 업무 화면과 연동되어 어떤 메뉴에서든 바로 확인할 수 있습니다 .
또한, 메모 패널 상단의 [전체] 필터를 클릭하면 급여나 부가세 등 특정 앱 전용 메모만 선별하여 모아볼 수도 있습니다.
거래처별로 필요한 파일을 등록해두면 언제든 필요한 자료를 빠르게 확인할 수 있습니다.
PDF, 한글, 엑셀, 이미지 등 다양한 업무 파일을 거래처별로 등록하고 필요할 때 바로 확인할 수 있습니다.
청첩장, 사업자등록증, 통장사본 등 수임처와 함께 확인해야 하는 문서를 등록할 수 있습니다.
경리나라를 사용하는 수임처라면 등록한 문서를 함께 공유할 수 있습니다.
기장계약서, 신분증 사본 등 사무소 내부에서만 관리해야 하는 문서를 별도로 보관할 수 있습니다.
내부 서류는 수임처에 노출되지 않아 안심하고 관리할 수 있습니다.
거래처별 문서를 한곳에서 관리
거래처마다 흩어져 있는 파일을 PC 폴더나 NAS를 찾아다니지 않아도 됩니다.
거래처별로 필요한 문서를 한곳에 모아 관리하면 담당자가 변경되어도 필요한 자료를 빠르게 찾고 업무를 이어갈 수 있습니다.
거래처별 사이트 계정 정보를 한곳에서 관리하면 아이디와 비밀번호를 찾느라 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.
홈택스, 여신금융협회, 카드사 등 거래처 업무에 필요한 다양한 사이트의 로그인 정보를 거래처별로 등록하여 관리할 수 있습니다.
홈택스, 여신금융협회 등 자주 사용하는 사이트의 ID와 비밀번호를 거래처별로 등록하여 한곳에서 관리할 수 있습니다.
담당 거래처의 로그인 정보를 바로 확인할 수 있어 로그인 정보를 찾는 시간을 줄이고 업무를 빠르게 시작할 수 있습니다.
담당자에게 배정된 거래처만 조회할 수 있어 등록된 ID/PW도 담당 거래처 내에서 안전하게 관리할 수 있습니다.
보안을 위해 기본적으로 마스킹(●●●●) 처리된 비밀번호는 우측의 눈 모양 아이콘()을 클릭하여 실제 비밀번호를 빠르게 조회할 수 있습니다.
알아두면 유용한 꿀팁!
보안과 편의성 동시 확보: 비밀번호는 평소 마스킹으로 안전하게 보호되며, 로그인 업무가 필요할 때만 클릭하여 바로 확인할 수 있어 정보 유출을 방지합니다.
엑셀 일괄 활용: 관리 중인 수임처 계정 정보는 필요한 경우 [수임처>자료 다운로드>ID/PW]를 통해 엑셀로 추출해 안전하게 백업 및 관리할 수 있습니다.
수많은 수임처, 매번 검색하거나, 스크롤 내리며 찾기 불편하셨죠?
개인 계정(ID)별로 나만의 그룹을 만들고 아이콘을 지정해 업종별·특성별로 쏙쏙 묶어서 조회해 보세요!
'음식점', '법인', '관리 필요', '신규' 등 업무 방식에 맞는 그룹을 직접 만들고 거래처를 배정할 수 있습니다.
필터를 이용하면 선택한 그룹의 거래처만 모아볼 수 있어 담당 거래처를 더욱 빠르게 확인할 수 있습니다.
그룹명, 아이콘, 색상을 자유롭게 설정할 수 있으며, 설정한 그룹은 로그인한 계정(ID)별로 개별 적용되어 다른 직원 화면에는 영향을 주지 않습니다.
알아두면 유용한 꿀팁!
개인 ID별 개별 적용: 내가 설정한 그룹명과 아이콘은 로그인한 계정(ID) 개인별로 독립 적용됩니다. 동료 직원 화면에는 영향을 주지 않으니 내 업무 스타일에 맞춰 안심하고 마음껏 최적화해 보세요!
실무 추천 활용법: 보통 업종별(음식점, 건설업 등)로 묶거나 업무 난이도/우선순위(매일 체크, 마감 임박 등)별로 그룹을 나누어 관리하면 신고 시즌에 누락 없이 훨씬 빠르게 조회할 수 있습니다!
A1. 해당 수임처를 조회할 수 있는 사용자에 한해서만 공유 및 조회가 가능합니다.
담당자가 자리를 비우거나 연차일 경우, 해당 거래처에 다른 담당자를 추가해 주면 작성된 메모와 첨부 서류가 즉시 공유되어 인수인계 및 업무 공백 방지에 유용하게 활용할 수 있습니다.
A2. 네, 삭제된 메모 내역과 수정 히스토리를 언제든지 다시 확인할 수 있습니다.
메모 패널 상단의 [전체] 필터 버튼을 클릭하여 삭제건 표기를 선택하면, 삭제된 메모 내역이 목록에 노출되어 내용을 즉시 확인할 수 있습니다.
또한 {수정이력}을 클릭하면 수정 전 작성 내용과 삭제 히스토리가 보관되어 있어 이전 정보를 언제든 찾아볼 수 있습니다.
A3. 네, 메모 패널 상단의 필터를 활용해 원하는 세목의 메모만 선별하여 조회할 수 있습니다.
메모 아이콘을 클릭하면 기본적으로 해당 거래처의 전체 메모 내역이 노출되며, 패널 상단의 [전체] 필터 버튼을 클릭하여 급여관리, 부가가치세, 종합소득세 등 특정 앱(세목) 전용 메모만 지정해 모아보는 것이 가능합니다.
A4. 아니요, 거래처 그룹 설정은 로그인한 개인 계정(ID)별로 독립 적용됩니다.
내가 그룹 이름을 변경하거나 아이콘·색상을 지정하더라도 동료 직원의 위멤버스 화면에는 영향을 주지 않으므로, 내 업무 스타일에 맞춰 안심하고 자유롭게 설정해 사용하실 수 있습니다.
A5. 아니요, 수임처 원장 데이터는 안전하게 유지됩니다.
그룹 삭제는 단순히 분류 라벨(태그)만 삭제되는 기능이므로, 기존 수임처의 기본 정보나 국세청 조회 데이터에는 아무런 영향을 주지 않습니다.
오늘 소개한 기능만 활용해도 거래처 관리가 한층 더 편리해집니다.
다음 업무개선 시리즈에서도 실무에 바로 적용할 수 있는 활용법을 소개해 드리겠습니다.