「電話後処理」とは、通話が終わってから次の対応を受けるまでの間、一時的に待機状態に切り替える機能です。チームメンバーごとに後処理の使用有無や時間を個別に設定できるほか、チームメンバーごとの内線番号の設定も可能です。チームの状況に合わせて、後処理時間を柔軟に管理できます。
チャネル単位の設定ではなく、各チームメンバーを基準に電話の後処理の設定や内線番号など、電話に関する設定を行う機能です。チームメンバーごとに設定することで、新しいチームメンバーには長めの時間を、対応が早いチームメンバーには短めの時間を、などチームの状況に合わせて調整できます。
設定場所 : [チャネル設定] - [Meet] - [チームメンバー電話設定]
チームメンバーごとに通話後の整理にかかる時間が異なり、電話番号単位の設定だけではもどかしさを感じていたチャネル
新しいチームメンバーと既存のチームメンバーで後処理の時間を分けたいけれど、方法が分からず困っていたチャネル
チームメンバーが多く、設定を一つずつ変更するのが手間だったチャネル
固定電話機を利用して内線番号を設定したいチャネル (→ 固定電話機連携方法を詳しく確認する)
チームメンバー電話設定を行うには、以下の条件をすべて満たす必要があります。
チャネルトークの電話番号を発行して使用していること
チャネル設定の権限を持つチームメンバーであること(→権限について詳しく確認する)
電話後処理は、通話が終了した時点でチームメンバーごとの設定に応じて動作が異なります。設定した時間が経過すると自動的に次の対応を受けられる状態に切り替わり、時間制限がない場合はチームメンバーが自分で終了するまで後処理状態が維持されます。
設定 | 通話終了後の状態 | 次の対応の割り当て |
|---|---|---|
電話後処理設定 + 制限時間あり | 設定した時間の間、後処理状態を維持 | 時間が経過すると自動的に割り当て可能な状態に切り替わる |
電話後処理設定 + 制限時間なし | チームメンバーが終了するまで後処理状態を維持 | チームメンバーが自分で終了しないと割り当てられない |
電話後処理を設定しない | 通話終了直後に待機状態に切り替わる | すぐに次の対応を受けられる |
後処理状態のチームメンバーは、電話の自動割り当てから除外されます。
[チャネル設定] - [Meet] - [チームメンバー電話設定] に移動します。
フィルターや検索欄で、対象のチームメンバーを探します。一覧には名前、電話後処理の使用有無、時間制限が合わせて表示されます。
電話後処理を設定するチームメンバーを、名前の横のチェックボックスで選択した上で [アクション] ボタンを押し、電話後処理・時間制限・内線番号を設定します。
電話後処理
設定 : 通話を終えて後処理作業を行っている間は、次の電話が割り当てられません。後処理が完了し、チームメンバーが自分で対応を終了すると、次の電話が割り当てられます。
未設定 : 通話を終えると、後処理の時間を設けずに対応が即座に終了し、すぐに次の電話が割り当てられます。
時間制限
後処理の制限時間を設定できます。制限時間を過ぎると、自動的に対応が終了し、次の電話が割り当てられます。
時間制限のデフォルト設定値は2分です。最短10秒から最長60分まで設定できます。
時間制限を設定しない場合は、電話後処理を自分で終了するまで「電話後処理中」状態が維持され、電話対応の割り当てから除外されます。
内線番号
固定電話機を連携して利用している場合、チームメンバーごとに内線番号を設定できます。各メンバーの右側にある編集ボタンをクリックすると、内線番号の設定・変更が可能です。
内線番号を割り当て : チームメンバーに割り当てる内線番号を決めます。所属チームに代表内線番号がある場合は、そのチームの内線番号の枠の中で空いている番号を順番に割り当てます。
既存の内線番号をインポート : チームメンバーごとに、内線番号として使用していた番号を読み込むことができます。桁数が異なっていても読み込み可能です。所定のテンプレートをダウンロードした後、テンプレートの形式で作成したCSVをアップロードすると登録できます。
一覧の左側のチェックボックスで複数のチームメンバーを選択したうえで、上部の [アクション] メニューから後処理の設定有無や時間制限を一括で変更できます。